[Download] Tải Tin học hóa hệ thống thông tin kế toán trong các doanh nghiệp nhỏ và vừa của Việt Nam trong bối cảnh cách mạng công nghiệp 4.0 – Tải về File Word, PDF

TIN HỌC HÓA HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN TRONG CÁC
DOANH NGHIỆP NHỎ VÀ VỪA CỦA VIỆT NAM TRONG BỐI CẢNH
CÁCH MẠNG CÔNG NGHIỆP 4.0
Hàn Thị Lan Thƣ,
Trường Đại học Kinh tế Quốc dân
Tóm tắt:
Trong bối cảnh của cuộc cách mạng công nghiệp 4.0 hiện nay, hệ thống thông tin kế toán là
một công cụ quan trọng góp phần vào sự phát triển bền vững trong các hoạt động sản xuất kinh
doanh của các doanh nghiệp. Sự phát triển nhanh chóng và đa dạng của các hoạt động sản xuất,
kinh doanh đòi hỏi công tác kế toán phải cung cấp thông tin một cách nhanh chóng, chính xác, và
kịp thời phục vụ cho việc ra quyết định của ban lãnh đạo doanh nghiệp
Chiếm áp đảo với tỷ lệ xấp x 97% tổng số doanh nghiệp đang hoạt động, đóng góp khoảng
45% vào GDP và 31% vào tổng thu ngân sách, các doanh nghiệp nhỏ và vừa có vai trò rất quan
trọng trong nền kinh tế Việt Nam. Tuy nhiên doanh nghiệp nhỏ và vừa của Việt Nam vẫn còn gặp rất
nhiều khó khăn trong các hoạt động sản xuất kinh doanh, trong việc tiếp cận các nguồn vốn, nhất là
trong việc ứng dụng các giải pháp công nghệ để phát triển trong bối cảnh của cuộc cách mạng 4.0
trong đó các doanh nghiệp phải trở thành các doanh nghiệp số, doanh nghiệp thông minh.
Cuộc Cách mạng công nghiệp 4.0 sẽ thay đổi cơ bản phương thức thực hiện các công việc kế
toán và kiểm toán hiện nay bằng việc áp dụng chứng từ điện tử, bằng các phần mềm tổng hợp, xử lý
dữ liệu, ghi sổ kế toán c ng như cho ph p thực hiện các phương thức kiểm toán trong môi trường tin
học hóa
ài viết này trình bày vai trò của doanh nghiệp nhỏ và vừa, sự cần thiết phải tin học hóa
hệ thống thông tin kế toán trong các doanh nghiệp nhỏ và vừa của Việt Nam và đề xuất mô hình
hệ thống thông tin kế toán tin học hóa cho loại hình doanh nghiệp này
Từ khóa: Doanh nghiệp nhỏ và vừa, Cách mạng công nghiệp 4.0, Kế toán, Hệ thống
thông tin kế toán, Tin học hóa hệ thống thông tin kế toán

COMPUTERIZE THE AIS IN VIETNAM’S SMALL AND MEDIUM– SIZED
ENTERPRISE IN THE CONTEXT OF INDUSTRIAL REVOLUTION 4.0

Abstract:
In the context of the industrial revolution 4.0, the AIS is an important tool contributing to the
sustainable development of the business and production activities of enterprises. The rapid and
diverse development of production and business activities requires accounting work to provide
information quickly, accurately, and promptly to serve the board’s decision making enterprise

347

Occupying approximately 97% of the total number of active businesses, contributing about
45% to GDP and 31% to total budget revenue, small and medium enterprises play a very important
role in the economy Vietnam. However, small and medium-sized enterprises of Vietnam still face
many difficulties in production and business activities, in accessing capital sources, especially in the
application of technology solutions to develope in the context of the 4.0 revolution in which
businesses must become digital businesses, smart businesses.
The Industrial Revolution 4.0 will fundamentally change the current method of accounting
and auditing with the application of electronic vouchers, with software to synthesize, process data,
record accounting as well as allowing the implementation of audit methods in the computerized
environment
This paper presents the role of small and medium-sized enterprises, the need to computerize
the AIS in small and medium-sized enterprises in Vietnam and propose a model of informatics
accounting information systems for this type of business
Keywords: Small and medium-sized enterprises; Industrial Revolution 4.0; Accounting;
Accounting information systems; Computerize the AIS

1. Vai trò của các doanh nghiệp nhỏ và vừa trong nền kinh tế quốc dân
Ở Việt Nam cũng như nhiều nước khác trên thế giới, các doanh nghiệp nhỏ và vừa đóng vai
trò quan trọng trong nền kinh tế quốc dân
Các doanh nghiệp nhỏ và vừa có khả năng tạo ra nhiều việc làm với chi phí thấp; cung cấp
cho xã hội khối lượng đáng kể hàng hóa và dịch vụ và làm tăng GDP cho nền kinh tế; tăng cường kỹ
năng quản lý và đổi mới công nghệ; góp phần giảm bớt chênh lệch về thu nhập trong xã hội, xóa đói
nghèo; tăng nguồn tiết kiệm và đầu tư của dân cư địa phương làm cho nền kinh tế năng động và hiệu
quả hơn; cải thiện mối quan hệ giữa các khu vực kinh tế khác nhau. Mức độ đóng góp vào sự phát
triển kinh tế quốc gia của doanh nghiệp nhỏ và vừa được thể hiện ở mức độ thu hút lao động, vốn
đầu tư, tạo ra giá trị gia tăng góp phần tăng trưởng kinh tế
Theo số liệu thống kê của các nước, số lượng doanh nghiệp nhỏ và vừa chiếm tỷ trọng rất
lớn. Ở Mỹ doanh nghiệp nhỏ và vừa chiếm 99.7% trong tổng số doanh nghiệp, thu hút 52% tổng số
lao động. Ở Nhật con số này là 99.7% và 72.7%. Đặc biệt là ở Anh doanh nghiệp nhỏ và vừa chiếm
đến 99.8% tổng số doanh nghiệp và tạo công ăn việc làm cho 55.4% trong tổng số lao động [5] Trong các nước Đông Nam Á con số thống kê cũng cho thấy các tỷ lệ tương tự. Thái Lan là
97.9% và 70%, Indonexia là 98% và 88.3%, Philippin là 99.48% và 66.21%. Thấp nhất là Malaixia
thì con số này cũng là 84% và 12.17% [4] Trong điều kiện nền kinh tế Việt Nam hiện nay, vai trò của các doanh nghiệp nhỏ và vừa
được thể hiện ở các khía cạnh khác nhau [1,3,4]:
+ Đóng góp vào kết quả hoạt động của nền kinh tế, góp phần làm tăng GDP. Cũng như
doanh nghiệp nhỏ và vừa ở tất cả các nước, doanh nghiệp nhỏ và vừa ở Việt Nam cung cấp ra thị
trường nhiều loại hàng hóa khác nhau đáp ứng nhu cầu sản xuất và tiêu dùng trong nước như trang
thiết bị và linh kiện cần thiết cho các ngành sản xuất hàng tiêu dùng và các ngành thủ công nghiệp
cũng như các hàng hóa tiêu dùng khác.

348

+ Thu hút vốn và khai thác các nguồn lực sẵn có trong dân cư. Vốn đầu tư là một yếu tố cơ
bản của quá trình sản xuất. Các doanh nghiệp nhỏ và vừa iếp xúc trực tiếp với người dân và huy
động được vốn để kinh doanh, hoặc bản thân chính người có tiền đứng ra đầu tư kinh doanh, thành
lập doanh nghiệp. Dưới khía cạnh đó, doanh nghiệp nhỏ và vừa có vai trò to lớn trong việc huy động
vốn để phát triển kinh tế.
+ Doanh nghiệp nhỏ và vừa góp phần chuyển dịch cơ cấu kinh tế. Việc phát triển các doanh
nghiệp nhỏ và vừa sẽ dẫn đến sự chuyển dịch cơ cấu kinh tế theo tất cả các khía cạnh vùng kinh tế,
ngành kinh tế và thành phần kinh tế. Việc phát triển các doanh nghiệp nhỏ và vừa còn có tác dụng
duy trì và thúc đẩy sự phát triển của các ngành nghề truyền thống và sản xuất ra các sản phẩm mang
bản sắc văn hóa dân tộc, khai thác thế mạnh của đất nước.
+ Doanh nghiệp nhỏ và vừa góp phần tăng cường và phát triển các mối quan hệ kinh tế. Các
doanh nghiệp nhỏ và vừa hình thành và phát triển trong những ngành nghề khác nhau luôn có
mối quan hệ mật thiết với nhau và có mối liên kết với các doanh nghiệp lớn. Mối quan hệ giữa doanh
nghiệp nhỏ và vừa và các doanh nghiệp lớn cũng chính là nguyên nhân thành công của nền kinh tế
Nhật Bản trong nhiều thập kỷ qua.
+ Doanh nghiệp nhỏ và vừa tạo cơ sở để hình thành các doanh nghiệp lớn. Kinh nghiệm
phát triển kinh tế ở nhiều nước cho thấy hiện nay phần lớn các công ty và các tập đoàn kinh tế
đa quốc gia đều trưởng thành từ các doanh nghiệp nhỏ và vừa. Với cách xem xét đó doanh nghiệp
nhỏ và vừa chính là nguồn tích luỹ ban đầu và là “lồng ấp” cho các doanh nghiệp lớn. Người lao
động thường có xu hướng chỉ làm trong các doanh nghiệp nhỏ và vừa một thời gian, sau khi có đủ
kinh nghiệm và khả năng họ sẽ chuyển sang các doanh nghiệp lớn để làm việc, hưởng thu nhập cao
hơn. Nhờ thế, doanh nghiệp lớn tiết kiệm được nhiều chi phí đào tạo khi tuyển được các nhân
viên có tay nghề từ các doanh nghiệp nhỏ và vừa chuyển sang. Như vậy có thể nói nghiệp nhỏ và
vừa là nơi đào tạo lao động cho các doanh nghiệp lớn [2] + Về khía cạnh xã hôi doanh nghiệp nhỏ và vừa tạo việc làm cho người lao động, góp phần
giảm t lệ thất nghiệp. Các cơ sở doanh nghiệp nhỏ và vừa rất thích hợp với các phương pháp tiết
kiệm vốn và do đó chúng được công nhận là phương tiện giải quyết thất nghiệp hiệu quả nhất. Do
đặc tính phân bố rải rác, doanh nghiệp nhỏ và vừa thường phân tán nên có thể đảm bảo cơ hội việc
làm cho nhiều vùng địa lý và nhiều đối tượng lao động, đặc biệt là với các vùng sâu, vùng xa, vùng
chưa phát triển kinh tế, với các đối tượng lao động có trình độ tay nghề thấp. Nhờ vậy vừa giải quyết
thất nghiệp vừa góp phần giảm dòng người chuyển về thành phố tìm việc làm. Với việc tuyển dụng
thêm hàng năm gần 1 triệu lao động, các doanh nghiệp nhỏ và vừa Việt Nam chiếm 49% lực lượng
lao động trong tất cả các loại hình doanh nghiệp. Có thể thấy, các doanh nghiệp nhỏ và vừa Việt
Nam đã thu hút nguồn lao động rộng khắp trên phạm vi toàn quốc; riêng vùng Duyên hải miền
Trung, tỷ lệ lao động làm việc tại các doanh nghiệp nhỏ và vừa Việt Nam so với tổng số lao động
làm việc ở tất cả các doanh nghiệp đạt mức cao nhất là 67%; khu vực Đông Nam Bộ có tỷ lệ thấp
nhất là 44%. [2] Tóm lại, doanh nghiệp nhỏ và vừa Việt Nam đóng vai trò rất quan trọng trong nền kinh tế
quốc dân. Cuộc cách mạng công nghiệp 4.0 sẽ tạo ra nhiều cơ hội nhưng đồng thời cũng đặt ra nhiều
thách thức cho các doanh nghiệp nhỏ và vừa. Cùng với các giải pháp tổ chức và hành chính thì tin

349

học hóa quản lý là một phương hướng cơ bản để giúp các doanh nghiệp nhỏ và vừa có thể phát triển
và hội nhập quốc tế.
2. Thực trạng ứng dụng tin học trong các doanh nghiệp Việt Nam
Theo kết quả khảo sát của Viện tin học doanh nghiệp VCCI tại 526 doanh nghiệp Hà Nội
và Thành phố Hồ Chí Minh [6] thì 98% doanh nghiệp có máy tính nhưng hầu hết chỉ dùng ở cấp
độ văn phòng như soạn thảo văn bản, gửi thư điện tử, chương trình Excel, 65% doanh nghiệp có
website nhưng không cập nhật thông tin cho trang web. Cũng theo khảo sát này thì có khoảng
23% doanh nghiệp thừa nhận có dưới 40% nhân viên có kỹ năng sử dụng những chương trình
ứng dụng cơ bản trong khi gần 63% số doanh nghiệp có dưới 20% số nhân viên có thể sử dụng
các chương trình ứng dụng chuyên dùng hỗ trợ sản xuất kinh doanh.
Các phần mềm ứng dụng thông thường mà doanh nghiệp thường hay sử dụng là phần
mềm văn phòng (Office), thư điện tử (Email), trao đổi nội bộ (Chat), phần mềm kế toán (KT-
TC), phần mềm quản trị nhân sự (QLNS), phần mềm quản lý văn bản (QLVB), phần mềm quản
lý quan hệ khách hàng CRM (Customer Relation Management) và phần mềm quản trị nguồn lực
doanh nghiệp ERP (Enterprise Resource Planning). Trong đó, phần mềm văn phòng, thư điện tử
được nhiều doanh nghiệp sử dụng nhất, phần mềm quản trị nguồn lực doanh nghiệp và phần
mềm quản lý quan hệ khách hàng còn được ít doanh nghiệp sử dụng
Trang bị phần mềm kế toán thường là một trong những ý nghĩ đầu tiên khi một doanh
nghiệp có ý định tin học hóa công tác quản lý. Theo số liệu điều tra của Viện tin học doanh
nghiệp thuộc VCCI thì tỷ lệ các doanh nghiệp đã trang bị phần mềm kế toán máy chiếm đến
47.98%
Biểu đồ dưới đây khái quát các lĩnh vực ứng dụng tin học trong doanh nghiệp Việt Nam:

Hình 1. Biểu đồ các lĩnh vực ứng dụng tin học trong doanh nghiệp [6]

Thực tế các doanh nghiệp đã quan tâm đến việc ứng dụng tin học trong công tác kế toán
và nhận thức được sự cần thiết của việc ứng dụng tin học vào công tác kế toán. Khi ứng dụng các
phần mềm kế toán, các đơn vị đều có sự tổ chức sắp xếp lại công tác kế toán phù hợp với điều
kiện mới. Tuy nhiên ở mỗi đơn vị tổ chức có sự khác nhau, cũng như hiệu quả cao, thấp khác
nhau. Nhưng điều quan trọng là các đơn vị nhận thấy cần phải có sự cải tiến và đổi mới tổ chức
350

công tác kế toán trong điều kiện sử dụng ứng dụng tin học nghệ tại đơn vị mình cho phù hợp với
điều kiện mới.
Phần lớn các doanh nghiệp sử dụng ứng dụng tin học trong tổ chức công tác kế toán đều
tiến hành trên máy tính đơn lẻ, nhiều đơn vị cần thiết tổ chức mạng nội bộ để phân chia rõ các
phần hành nhưng chưa tổ chức đa dạng kết hợp như các chi nhánh, đơn vị không tập trung.
Mặc dù nhìn nhận vai trò quan trọng và cần thiết của tin học hóa nhưng nhiều doanh
nghiệp vẫn chưa có sự quan tâm và đầu tư đúng mức cho công việc này. Đây là một khoảng
trống mà các doanh nghiệp Việt nam cần phải giải quyết trong bối cảnh hội nhập kinh tế
hiện nay
3. Tin học hóa hệ thống thông tin kế toán trong các doanh nghiệp nhỏ và vừa Việt Nam
3.1. Cơ sở lý luận tin học hóa kế toán
Cơ sở lý luận đầu tiên cho việc ứng dụng tin học trong công tác kế toán là mô hình chấp
nhận công nghệ TAM (Technology Acceptance Model) do Davis phát triển vào năm 1989 [7].
Mô hình này giải thích sự chấp nhận một công nghệ mới được quyết định bởi hai yếu tố chính là
lợi ích và sự dễ sử dụng cảm nhận được. Lợi ch cảm nhận được là mức độ mà một người tin
rằng việc sử dụng một công nghệ mới sẽ giúp làm gia tăng tiến độ thực hiện công việc đó. Sự dễ
sử dụng cảm nhận được là mức độ mà một người tin rằng việc sử dụng một hệ thống đặc thù sẽ
đỡ tốn công sức hơn. Mục tiêu của mô hình chấp nhận công nghệ TAM là ―giải thích rõ ràng
hành vi chấp nhận công nghệ của người sử dụng một cách cơ bản nhất, hợp lí nhất‖. Từ năm
1989 đến này, nhiều nghiên cứu về sự ứng dụng tin học trong các lĩnh vực hoạt động sản xuất
kinh doanh đã áp dụng mô hình này
Tiếp đó, hai nhà nghiên cứu James Y.L Thong [8] đề xuất mô hình ứng dụng tin học
trong các doanh nghiệp. Nghiên cứu chỉ ra bốn nhân tố ảnh hưởng đến quyết định sử dụng tin
học trong doanh nghiệp là: đặc điểm của phần mềm; đặc điểm của doanh nghiệp; đặc điểm của
môi trường và ảnh hưởng của xã hội; nhận thức của ban lãnh đạo doanh nghiệp
Mô hình thống nhất chấp nhận và sử dụng công nghệ UTAUT (Unified Theory of
Acceptance and Use of Technology) được xây dựng bởi Venkatesh và cộng sự [9] dựa trên các
mô hình nghiên cứu giải thích sự chấp nhận công nghệ trước đây để giải thích hành vi của người
sử dụng đối với các công cụ tin học và các sản phẩm phần mềm. Mô hình chỉ ra ngoài 4 nhân tố
tác động đến mức độ sẵn sàng sử dụng tin học của doanh nghiệp trên đây còn có sự xuất hiện của
4 nhân tố trung gian là: giới tính, tuổi tác, kinh nghiệm và sự tự nguyện sử dụng. Các nhân tố
trung gian này tác động gián tiếp đến hành vi sử tin học thông qua các nhân tố chính.
Hai nhà nghiên cứu Gelinas Ulric và James Hall [10] đã trình bày những cơ sở lý luận
nền tảng về hệ thống thông tin kế toán, các thành phần của hệ thống và khẳng định rằng hệ thống
thông tin kế toán nói chung và hệ thống thông tin kế toán quản trị nói riêng là một lĩnh vực khoa
học giao thoa giữa Kế toán và Tin học
Vấn đề ứng dụng tin học trong kế toán cũng được nhiều nhà khoa học quan tâm nghiên
cứu. Knudtzon. K trong công trình ―Hệ thống kế toán trên máy vi t nh và các phương pháp” [11] tham khảo tới 66 công trình nghiên cứu liên quan đã đưa ra các vấn đề phương pháp luận cơ bản
cho việc ứng dụng tin học trong công tác kế toán. Còn Sheila Shanker trong bài báo ― Hiệu quả

351

của CNTT ứng dụng trong kế toán” [12] đã chỉ ra rằng tin học đã làm thay đổi công tác kế toán,
làm cho nó hoàn thiện hơn. Tác giả chỉ ra ra 3 ưu điểm nổi bật của việc ứng dụng tin học trong
công tác kế toán là đảm bảo sự chính xác, tính kịp thời và tính mềm dẻo. Nhà nghiên cứu
Carmelo Romano trong bài báo ― Chín lợi thế của việc ứng dụng tin học trong kế toán” [13] đã
chỉ ra 9 lợi thế trong lĩnh vực này là tự động hóa, tính chính xác, khả năng truy cập dữ liệu
nhanh, độ tin cậy cao, khả năng phát triển và mở rộng, đảm bảo tốc độ xử lý cao, có tính bảo
mật, tiết kiệm chi phí, và cuối cùng là có giao diện trực quan thân thiện.
3.2. Sự cần thiết tin học hóa hệ thống thông tin kế toán
Trong bối cảnh hội nhập kinh tế hiện nay, hệ thống thông tin kế toán có các chức năng
sau đây:
+ Hỗ trợ hoạt động nghiệp vụ kế toán: Hệ thống thống thông tin kế toán hỗ trợ cho tất cả
các nghiệp vụ kế toán như thu thập thông tin ban đầu, xử lý thông tin, lập các báo cáo tài chính và
báo cáo quản trị, báo cáo thuế.
+ Tự động hóa hoạt động thu thập dữ liệu: ngoài việc nhập dữ liệu từ bàn phím vào máy
thông qua các chứng từ, hóa đơn, điện thoại, văn bản, hệ thống còn hỗ trợ kế toán viên tự động
nhập dữ liệu thông qua các thiết bị phần cứng như máy quét, dữ liệu điện tử, chứng từ điện tử
hoặc từ các CSDL khác.
+ Tự động xử lý dữ liệu: hỗ trợ kế toán viên tự động thực hiện nghiệp vụ cân đối tài
khoản, cân đối tài chính hay lập các báo cáo. Ngoài ra, những thay đổi trong bút toán, chứng từ
như ghi nhận doanh thu, ghi nhận giá vốn hay thực hiện khấu hao hàng tháng sẽ được cập nhật tự
động vào CSDL. Mọi thao tác xử lý trên hệ thống cũng được tự động cập nhật vào các file dữ
liệu có liên quan.
+ Cung cấp thông tin ch nh xác, nhanh chóng và kịp thời. Số liệu kế toán đều được xử lý
trực tiếp từ dữ liệu trên chứng từ gốc nên không có sự sai lệch số liệu giữa sổ kế toán và báo cáo kế
toán. Hệ thống thông tin kế toán hướng tới việc cung cấp thông tin đa dạng hỗ trợ nhà quản lý ra
quyết định về định dạng, nội dung, hình ảnh, biểu đồ, bảng thống kê, mô phỏng. Việc lưu trữ dữ
liệu kế toán được thực hiện tự động, lâu dài và an toàn.
+ Hỗ trợ hoạt động ra quyết định: được đánh giá là công cụ then chốt hỗ trợ doanh
nghiệp cạnh tranh với các đơn vị khác, hệ thống thông tin kế toán đóng vai trò trung gian
cung cấp thông tin giữa doanh nghiệp và môi trường ngoài, giữa hệ thống quyết định và hệ
thống tác nghiệp.
Cuộc cách mạng công nghiệp 4.0 là cuộc cách mạng về sản xuất thông minh, dựa trên
việc sử dụng internet kết nối vạn vật để chuyển hóa toàn bộ thế giới thực thành thế giới số. Điều này
sẽ thay đổi cơ bản phương thức thực hiện các công việc kế toán và kiểm toán hiện nay bằng việc áp
dụng chứng từ điện tử, bằng các phần mềm tổng hợp, xử lý dữ liệu, ghi sổ kế toán cũng như cho
phép thực hiện các phương thức kiểm toán trong môi trường tin học hóa. Kế toán viên sẽ không còn
mất quá nhiều công sức trong việc phân loại chứng từ, xử lý từng nghiệp vụ kinh tế riêng lẻ, ghi các
loại sổ kế toán mà vấn đề quan trọng hơn là cần phải quan tâm đến việc trình bày báo cáo tài chính
theo chuẩn mực vv… Trong bối cảnh đó, tin học hóa hệ thống thông tin kế toán là một đòi hỏi khách
quan của thực tiễn.

352

Hệ thống thông tin kế toán tin học hóa phải đáp ứng được các yêu cầu sau đây:
Một là, Hệ thống thông tin kế toán tin học hóa phải đảm bảo tính khái quát, phản ánh được
những nội dung cơ bản thể hiện được vai trò của công tác kế toán trong doanh nghiệp
Hai là, hệ thống thông tin kế toán tin học hóa phải không quá phức tạp
Ba là, hệ thống thông tin kế toán tin học hóa phải cung cấp được các thông tin tổng hợp và
chi tiết theo yêu cầu của nhà quản trị doanh nghiệp
Như vậy tin họa hóa hệ thống thông tin kế toán là định hướng tất yếu cho các doanh nghiệp
nhỏ và vừa của Việt Nam trong bối cảnh của cuộc cách mạng công nghiệp 4.0
3.3. Mô hình hệ thống thông tin kế toán tin học hóa
Quy trình hoạt động của hệ thống thông tin kế toán kế toán bao gồm ba hoạt động chính
là thu thập, xử lý và truyền phát thông tin được mô tả như trong hình dưới đây:

Quy trình hoạt động của HTTT Kế toán

Thu thập dữ liệu đầu vào Xử lý dữ liệu Truyền phát thông tin đầu ra

Các chứng từ kế toán:
phiếu thu chi, phiếu nhập Xử lý nghiệp vụ kế toán
xuât, hóa đơn mua bán:
– Các nghiệp vụ kế toán
– Các sổ kế toán chi tiết

Các Cơ sở – Báo cáo tài chính
tiêu dữ liệu – Báo cáo quản trị
chuẩn kế toán – Báo cáo thuế
tài
chính
kế toán
Bảng tổng hợp chứng từ kế Nhật kí
toán cùng loại

Sổ kế toán chi tiết

Sổ kế toán tổng hợp

Cơ sở dữ liệu hàng ngày
Tạo báo cáo định kì theo yêu cầu
Đối chiếu, kiểm tra

Hình 2. Quy trình hoạt động của hệ thống thông tin kế toán

Trong các hệ thống thông tin kế toán truyền thống thì phần lớn các công đoạn đều thực hiện
theo phương pháp thủ công trừ qui trình xử lý có sử dụng công cụ CNTT ở mức độ nào đó. Còn
trong hệ thống thông tin kế toán tin học hóa thì cả ba công đoạn này đều được thực hiện trên cơ sở sử
dụng CNTT.
Chúng tôi xin đề xuất mô hình tổng thể của hệ thống thông tin kế toán tin học hóa cho doanh
nghiệp nhỏ và vừa như sau:

353

Hệ thống thông tin kế
toán AIS
Hệ
thống
phần Cơ sở
Kế Kế Kế Kế Kế Kế
mềm dữ
toán toán toán toán toán toán
của liệu
lương, tài sản vật vốn chi thành
AIS bảo cố liệu bằng phí và phẩm của
hiểm định tiền giá AIS
thành

Cơ sở công nghệ của AIS (Máy tính, Mạng máy tính)

Hình 3. Mô hình hệ thống kế toán tin học hóa

Trong mô hình này có 4 thành phần cơ bản của một hệ thống thông tin kế toán tin học
hóa. Đó là:
– Cơ sở công nghệ của AIS, bao gồm máy tính hoặc mạng máy tính LAN, các thiết bị ghi
nhận, lưu trữ và truyền dẫn dữ liệu trong toàn bộ hệ thống
– Cơ sở dữ liệu (Database) của AIS, bao gồm toàn bộ các dữ liệu liên quan đến các
nghiệp vụ kế toán trong doanh nghiệp, được tổ chức và quản trị bởi một Hệ quản trị cơ sở dữ
liệu DBMS (Database Management System)
– Hệ thống phần mềm của AIS bao gồm các phần mềm hệ thống (System Software) và
phần mềm ứng dụng (Application Software) trong đó chủ yếu là các phần mềm kế toán
(Accounting Software)
– Bản thân các phân hệ của AIS trong doanh nghiệp bao gồm các phân hệ chính là Phân
hệ kế toán lương và bảo hiểm; Phân hệ kế toán tài sản cố định; Phân hệ kế toán nguyên vật liệu;
Phân hệ kế toán vốn bằng tiền; Phân hệ kế toán chi phí và giá thành; Phân hệ kế toán thành phẩm
Bốn thành phần này tạo thành một hệ thống hoàn chỉnh, bổ trợ cho nhau trong quá trình thực
hiện các nghiệp vụ kế toán trong doanh nghiệp
3.4 Giải pháp
Để tin học hóa hệ thống thông tin kế toán thì các doanh nghiệp nhỏ và vừa phải thực hiện
một số giải pháp sau đây:
Một là, bản thân mỗi doanh nghiệp, nhất là các cấp lãnh đạo doanh nghiệp cần phải có sự
nhận thức đúng đắn về vấn đề này. Phải xác định rằng đây là một xu thế tất yếu để doanh nghiệp
phát triển và hội nhập trong giai đoạn của cuộc cách mạng công nghiệp 4.0 hiện nay chứ không phải
chỉ là chạy theo xu hướng nhất thời. Chỉ có như vậy mới đảm bảo cho doanh nghiệp một sự phát
triển chắc chắn và bền vững
Hai là, doanh nghiệp phải có một sự đầu tư ban đầu cho việc tin học hóa hệ thống thông tin
kế toán như mua sắm máy tính, các trang thiết bị lưu trữ và truyền đạt thông tin. Doanh nghiệp cũng
phải lựa chọn các giải pháp công nghệ cùng các phần mềm tin học thích hợp để quản lý, điều hành
hoạt động của doanh nghiệp một cách hiệu quả nhất. Mức đầu tư ban đầu này không lớn nhưng nếu

354

sử dụng hiệu quả thì nó sẽ mang lại lợi ích kinh tế to lớn cho doanh nghiệp
Ba là, trong quá trình tin học hóa hệ thống thông tin kế toán, doanh nghiệp phải triệt để áp
dụng nguyên tắc tính toán chi phí- hiệu quả và nguyên tắc hệ thống mở để có thể bổ sung thêm các
chức năng của nó trong suốt thời gian sử dụng sau này
Bốn là, con người quyết định tất cả, doanh nghiệp phải tiến hành đào tạo bồi dưỡng nguồn
nhân lực để vận hành và khai thác hệ thống thông tin kế toán tin học hóa một cách hiệu quả nhất, xúc
tiến xây dựng chiến lược quảng bá thương hiệu, quảng bá sản phẩm trên mạng toàn cầu, chuẩn bị
cho doanh nghiệp tham gia vào sàn thương mại điện tử
Kết luận
Chiếm tỷ lệ xấp xỉ 97% tổng số doanh nghiệp đang hoạt động, đóng góp khoảng 45% vào
GDP và 31% vào tổng thu ngân sách, các doanh nghiệp nhỏ và vừa có vai trò rất quan trọng
trong nền kinh tế Việt Nam. Tuy nhiên cách mạng công nghiệp 4.0 đang đặt ra cho loại hình
doanh nghiệp này rất nhiều thách thức. Để có thể phát triển và hội nhập trong bối cảnh hiện nay
thì cùng với các giải pháp về quản lý và tổ chức, tin học hóa là một xu thế tất yếu mà các doanh
nghiệp phải thực hiện.
Bài viết này trình bày vai trò của doanh nghiệp nhỏ và vừa trong nền kinh tế quốc dân
Việt Nam và sự cần thiết của việc tin học hóa hệ thống thông tin kế toán. Trên cơ sở đó chúng
tôi đề xuất mô hình tổng thể của hệ thống thông tin kế toán tin học hóa AIS (Accouting
Information System) và giải pháp thực hiện cho các doanh nghiệp nhỏ và vừa của Việt Nam. Mô
hình này có thể lấy làm cơ sở khi nghiên cứu triển khai các dự án tin học hóa hệ thống thông tin
kế toán trong mỗi doanh nghiệp cụ thể

TÀI LIỆU THAM KHẢO

355

356