[Download] Tải Bài giảng Hệ thống thông tin kế toán – Bài 6: Hệ thống thông tin kế toán chu trình bán hàng – Tải về File Word, PDF

Bài giảng Hệ thống thông tin kế toán – Bài 6: Hệ thống thông tin kế toán chu trình bán hàng

Bài giảng Hệ thống thông tin kế toán – Bài 6: Hệ thống thông tin kế toán chu trình bán hàng
Nội dung Text: Bài giảng Hệ thống thông tin kế toán – Bài 6: Hệ thống thông tin kế toán chu trình bán hàng

Download


“Bài giảng Hệ thống thông tin kế toán – Bài 6: Hệ thống thông tin kế toán chu trình bán hàng” giới thiệu hệ thống thông tin kế toán chu trình bán hàng; quy trình thông tin của chu trình bán hàng, các rủi ro tiềm tàng và phương pháp kiểm soát thông tin thuộc chu trình.

Bạn đang xem: [Download] Tải Bài giảng Hệ thống thông tin kế toán – Bài 6: Hệ thống thông tin kế toán chu trình bán hàng – Tải về File Word, PDF

*Ghi chú: Có 2 link để tải biểu mẫu, Nếu Link này không download được, các bạn kéo xuống dưới cùng, dùng link 2 để tải tài liệu về máy nhé!
Download tài liệu Bài giảng Hệ thống thông tin kế toán – Bài 6: Hệ thống thông tin kế toán chu trình bán hàng File Word, PDF về máy

Bài giảng Hệ thống thông tin kế toán – Bài 6: Hệ thống thông tin kế toán chu trình bán hàng

Mô tả tài liệu

Nội dung Text: Bài giảng Hệ thống thông tin kế toán – Bài 6: Hệ thống thông tin kế toán chu trình bán hàng

  1. Bài 6: Hệ thống thông tin kế toán chu trình bán hàng

    HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN CHU TRÌNH
    BÀI 6
    BÁN HÀNG

    Hướng dẫn học
    Để học tốt bài này, sinh viên cần tham khảo các phương pháp học sau:
     Học đúng lịch trình của môn học theo tuần, làm các bài luyện tập đầy đủ và tham gia
    thảo luận trên diễn đàn.
     Đọc tài liệu:
    1. Bộ môn Hệ thống thông tin kế toán, Khoa Kế toán Kiểm toán, Trường Đại học
    Kinh tế Thành phố Hồ Chí Minh (2012), Giáo trình Hệ thống thông tin kế toán,
    chương I, tập 1, Nhà xuất bản Phương Đông.
    2. Romney, M., Steinbart P., (2012), Accounting Information Systems- International
    Edition. NXB Prentice Hall 2012.
    3. Bagranoff, N. et al. (2010), Core Concepts of Accounting Information System,
    NXB Wiley.
    4. James A. Hall (2007), Accounting Information Systems, Lehigh University, 5th
    edition, NXB Thomson South Western.
     Sinh viên làm việc theo nhóm và trao đổi với giảng viên trực tiếp tại lớp học hoặc qua email.
     Tham khảo các thông tin từ trang Web môn học.
    Nội dung
    Bài này tập trung giới thiệu hệ thống thông tin kế toán chu trình bán hàng. Bài này giới
    thiệu quy trình thông tin của chu trình bán hàng, các rủi ro tiềm tàng và phương pháp
    kiểm soát thông tin thuộc chu trình.
    Mục tiêu
    Sau khi học xong bài này, sinh viên có thể:
     Hiểu biết cơ bản về các chức năng nghiệp vụ đặc thù và cơ chế vận động của các dòng
    dữ liệu nghiệp vụ của chu trình bán hàng.
     Có kĩ năng xây dựng các mô hình chức năng nghiệp vụ và mô hình luồng dữ liệu trong
    chu trình bán hàng.
     Hiểu biết về những nguy cơ tiềm ẩn và cách kiểm soát hệ thống thông tin kế toán
    trong chu trình bán hàng.

    TXKTQT03_Bai6_v1.0015112224 77

  2. Bài 6: Hệ thống thông tin kế toán chu trình bán hàng

    Tình huống dẫn nhập
    Hệ thống thu tiền hàng của công ty Đại Liên được mô tả như sau:
    Các khoản thanh toán của khách hàng bao gồm tiền mặt thu trực tiếp ở thời điểm bán hàng,
    khoản tiền nhận được qua bưu điện và séc từ các khoản thanh toán đến hạn. Cuối mỗi ngày, thủ
    quỹ chứng thực tất cả các séc, lập bảng kê cho cả séc và tiền mặt, rồi nộp vào ngân hàng. Các
    bảng kê tiền gửi được dùng để cập nhật dữ liệu khoản phải thu cuối ngày. Bảng kê tiền gửi được
    lưu theo trình tự thời gian.
    Hàng tuần, trên cơ sở sổ cái khoản phải thu, kế toán viên lập báo cáo thu tiền và báo cáo các
    khoản nợ phải thu đến hạn. Báo cáo thu tiền được gửi cho Kế toán trưởng và Giám đốc. Bản sao
    của báo cáo các khoản nợ đến hạn được gửi cho bộ phận thu nợ.

    Vẽ sơ đồ dòng dữ liệu tổng quát hệ thống trên.

    78 TXKTQT03_Bai6_v1.0015112224

  3. Bài 6: Hệ thống thông tin kế toán chu trình bán hàng

    6.1. Khái quát chung về chu trình bán hàng
    Chu trình bán hàng bao gồm các hoạt động liên quan đến doanh thu và theo dõi
    công nợ phải thu của khách. Các hoạt động cụ thể của chu trình này bao gồm: nhận và
    xử lí đơn đặt hàng của khách hàng, giao hàng cho khách, lập hoá đơn doanh thu và
    theo dõi công nợ phải thu.

    6.1.1. Mối quan hệ giữa chu trình bán hàng và các chu trình nghiệp vụ khác
     Chu trình bán hàng có quan hệ nghiệp vụ và tương tác với các thực thể ngoài là (1)
    khách hàng, (2) ngân hàng (nếu thanh toán qua ngân hàng), (3) Bộ phận quản lý
    bán hàng.
    o Thực thể khách hàng:
     Là nguồn nơi phát sinh các đơn đặt hàng, thực hiện thanh toán tiền hàng
    cho doanh nghiệp.
     Là đích đến của các tài liệu nghiệp vụ như phiếu xuất kho, phiếu giao hàng,
    hóa đơn bán hàng hay phiếu thu tiền; là nơi nhận hàng hóa và dịch vụ.
    o Thực thể ngân hàng:
    Thực hiện thanh toán qua ngân hàng theo yêu cầu của khách hàng.
    o Bộ phận quản lý bán hàng:
     Là nơi đưa ra các yêu cầu thông tin phục vụ nhu cầu quản lý doanh thu.
     Là nơi nhận các báo cáo doanh thu.
    Hình 6.1 mô tả mối quan hệ về mặt dữ liệu giữa các chu trình nghiệp vụ trong
    doanh nghiệp.

    Các sự kiện kinh tế

    Các giao dịch

    Chu trình Chu trình Chu trình Chu trình
    bán hàng chi phí sản xuất tài chính

    Chu trình
    báo cáo
    tài chính

    Báo cáo tài chính

    Hình 6.1: Các chu trình nghiệp vụ của hệ thống thông tin kế toán và mối quan hệ về mặt dữ liệu

    TXKTQT03_Bai6_v1.0015112224 79

  4. Bài 6: Hệ thống thông tin kế toán chu trình bán hàng

     Chu trình bán hàng có mối quan hệ mật thiết về mặt dữ liệu với một số chu trình
    nghiệp vụ sau đây:
    o Quan hệ với chu trình chi phí. Tiếp nhận yêu cầu mua sắm nguyên vật liệu,
    hàng hóa dịch vụ đầu vào để đáp ứng đơn hàng đã được chấp nhận trong chu
    trình bán hàng.
    o Quan hệ với chu trình sản xuất. Lên kế hoạch sản xuất đáp ứng đơn hàng đã
    được chấp nhận trong chu trình bán hàng.
    o Quan hệ với chu trình báo cáo tài chính. Dữ liệu phản ánh các giao dịch thực
    hiện trong chu trình bán hàng sẽ được chuyển và xử lý tiếp theo bởi chu trình
    báo cáo tài chính.
    Để kiểm soát và quản lý được các chu trình nghiệp vụ kế toán, trong đó có chu trình
    bán hàng, chúng ta thực hiện mô tả các chu trình bằng các công cụ mô hình hóa trực
    quan khác nhau để có được những góc nhìn khác nhau về cùng một hệ thống. Phần nội
    dung sau đây mô tả chu trình bán hàng dưới góc độ chức năng nghiệp vụ và góc độ
    dòng dữ liệu.

    6.1.2. Chu trình bán hàng dưới góc độ chức năng nghiệp vụ
    Cũng như các chu trình kế toán khác, chu trình bán hàng bao gồm nhiều chức năng
    nghiệp vụ, trong đó mỗi chức năng nghiệp vụ là một hoạt động hay một hoạt động
    được thực hiện thường kì, theo một phương thức định sẵn, nhằm thực hiện một phần
    nhiệm vụ của tổ chức. Để mô tả các chức năng nghiệp vụ của chu trình bán hàng,
    chúng ta sử dụng sơ đồ chức năng nghiệp vụ (Business Function Diagram) với các kí
    pháp hình chữ nhật tổ chức theo cấu trúc phân cấp, trong đó mỗi hình chữ nhật mô tả
    một chức năng nghiệp vụ (hình 6.2). Việc phân rã các chức năng nghiệp vụ sẽ được
    thực hiện cho tới khi đạt dược chức năng con tương ứng với một xử lý trên máy tính.
    Chu trình bán hàng gồm năm chức năng chính:
    (1) Xử lý đơn hàng;
    (2) Cung cấp hàng hóa, dịch vụ;
    (3) Lập hóa đơn bán hàng và theo dõi công nợ;
    (4) Thu tiền;
    (5) Báo cáo doanh thu.
    Mỗi chức năng chính được phân rã thành những chức năng con ở mức chi tiết hơn. Cụ
    thể, chức năng Xử lý đơn hàng có ba chức năng con là Kiểm tra hàng hóa, Kiểm tra
    khách hàng và Thông báo kết quả. Chức năng Cung cấp hàng hóa, dịch vụ gồm hai
    chức năng con là Xuất kho và Giao hàng. Chức năng Lập hóa đơn và theo dõi công nợ
    gồm ba chức năng con là Đối chiếu xác nhận, Lập hóa đơn bán hàng, và Theo dõi
    công nợ. Chức năng Thu tiền gồm ba chức năng con là Lựa chọn thanh toán, Lập
    chứng từ thu, và Xác nhận thu tiền. Chức năng Báo cáo doanh thu gồm ba chức năng
    con là Trích xuất dữ liệu, Tính toán xử lý, và Lên báo cáo doanh thu.

    80 TXKTQT03_Bai6_v1.0015112224

  5. Bài 6: Hệ thống thông tin kế toán chu trình bán hàng

    Hình 6.2 Sơ đồ chức năng nghiệp vụ của chu trình bán hàng (BFD – Business Function Diagram)

    6.1.3. Chu trình bán hàng dưới góc độ xử lý thông tin
    Xử lý thông tin là quá trình xử lý các kiểu dữ liệu khác nhau (kiểu số, kí tự, hình
    ảnh…) nhằm tạo ra các sản phẩm thông tin cho người sử dụng. Dưới góc độ xử lý
    thông tin, chu trình bán hàng là một hệ thống các hoạt động với các yếu tố đầu vào
    điển hình là các chứng từ kế toán, phản ánh các giao dịch liên quan đến bán hàng (đơn
    đặt hàng, hóa đơn bán hàng, phiếu giao hàng…) và các yếu tố đầu ra là những báo cáo
    liên quan đến tài chính, thanh toán của khách hàng, nợ xấu, dự báo dòng tiền, báo cáo
    phân tích doanh thu (hình 6.3).
    Báo cáo doanh thu,
    Chứng từ bán hàng báo cáo tài chính
    QUẢN LÝ DOANH THU

    Hình 6.3 Hệ thống xử lý giao dịch trong chu trình bán hàng

    Sau đây là mô tả chi tiết các yếu tố vào/ ra của hệ thống xử lý giao dịch trong chu
    trình bán hàng.
     Đầu vào (input)
    Khi có khách đặt hàng, bộ phận kinh doanh sẽ thực hiện kiểm tra tồn kho hàng hóa
    và tình trạng công nợ khách hàng. Đối với các đơn hàng được chấp nhận, một lệnh
    bán hàng sẽ được lập thành nhiều liên để gửi tới các bộ phận sau đây: Bộ phận
    Cung cấp hàng hóa, bộ phận lập hóa đơn bán hàng và theo dõi công nợ. Bộ phận
    Lập hóa đơn bán hàng và theo dõi công nợ sẽ sử dụng lệnh bán hàng này để lập
    hóa đơn bán hàng. Hóa đơn bán hàng ghi nhận chi tiết hàng hóa, đơn giá và các
    điều khoản thanh toán, nội dung bán hàng đã thực hiện với khách hàng. Bộ phận
    Thu tiền sử dụng Lệnh bán hàng.
    Bên cạnh đơn đặt hàng, lệnh bán hàng, hóa đơn bán hàng, đầu vào của chu trình
    bán hàng còn có phiếu giao hàng. Khi xuất kho hàng hóa để giao cho khách, bộ
    phận kho sẽ lập một chứng từ xuất (phiếu giao hàng). Chứng từ này được lập
    thành nhiều liên, trong đó có 1 liên có thể được gửi kèm theo hàng hóa giao cho
    khách, 1 liên chuyển cho bộ phận theo dõi công nợ phải thu làm cơ sở thu tiền của
    khách hàng.

    TXKTQT03_Bai6_v1.0015112224 81

  6. Bài 6: Hệ thống thông tin kế toán chu trình bán hàng

    Doanh nghiệp sử dụng dữ liệu thu thập được về khách hàng và các giao dịch bán
    hàng để cải tiến hoạt động chăm sóc khách hàng. Bằng việc sử dụng phần mềm
    quản trị quan hệ khách hàng, doanh nghiệp sẽ thu thập, lưu trữ và sử dụng các dữ
    liệu bán hàng để cải thiện đáng kể dịch vụ khách hàng và củng cố lòng trung thành
    của khách hàng.
     Đầu ra (Output)
    Xử lý các giao dịch bán hàng tạo ra nhiều sản phẩm thông tin đầu ra. Hệ thống
    thông tin kế toán sẽ sử dụng một số đầu ra này để tạo các báo cáo kế toán phục vụ
    công chúng (như báo cáo tài chính) cũng như các báo cáo nội bộ (báo cáo quản
    lý). Các báo cáo quản trị khá đa dạng về thể loại, chứa thông tin hỗ trợ quá trình ra
    quyết định.
    Một trong số sản phẩm đầu ra của là báo cáo thu tiền khách hàng. Báo cáo này
    tổng hợp các hóa đơn bán hàng của một khách hàng cụ thể và liệt kê tổng số tiền
    mà khách hàng còn nợ.
    Các báo cáo khác của chu trình bán hàng gồm có báo cáo công nợ theo hạn thanh
    toán, báo cáo nợ xấu, dự báo dòng tiền, danh sách khách hàng và nhiều báo cáo
    phân tích doanh thu. Báo cáo công nợ theo hạn thanh toán cho biết số dư công nợ
    phải thu theo chiều thời gian (“hiện thời,” “30 ngày,” “60 ngày,” “90 ngày,” và
    “120 ngày hoặc hơn”). Báo cáo nợ xấu cung cấp thông tin về các tài khoản khách
    hàng quá hạn thanh toán. Trong tình huống công nợ của một khách hàng không có
    khả năng thu thì tài khoản đó bị ghi vào nợ xấu.
    Toàn bộ dữ liệu có được từ các nguồn tài liệu gốc trong chu trình được dùng để
    lập dự báo thu tiền. Dữ liệu về doanh thu, điều khoản bán hàng, lịch sử thanh toán
    của một số nhất định các khách hàng, cũng như các thông tin có được từ các báo
    cáo phân tích theo thời gian hay các báo cáo thu tiền đều là yếu tố đầu vào của các
    dự báo này.
    Quản trị dữ liệu khách hàng là một chức năng quan trọng của hệ thống thông tin
    kế toán trong chu trình bán hàng. Chức năng này bao gồm thẩm định năng lực
    thanh toán và lịch sử thanh toán của khách hàng, quy định các hạn mức tín dụng
    cho mỗi khách hàng mới và theo dõi các hóa đơn nợ khó đòi của khách hàng. Bộ
    phận bán hàng và công nợ phải thu thẩm định các khách hàng mới nhằm chắc chắn
    rằng, khách hàng đó là thực tồn tại và cũng để kiểm tra khả năng thanh toán của
    các khách hàng này. Ở đây, có thể cần đến một thông báo về mức tín dụng, do một
    tổ chức tín dụng có uy tín cung cấp. Bộ phận bán hàng đưa ra một hạn mức tín
    dụng cho mỗi khách hàng mới dựa trên lịch sử tín dụng của khách hàng. Đều đặn,
    hệ thống thông tin kế toán cung cấp báo cáo danh sách khách hàng đã qua thẩm
    định với các thông tin sau đây: Mã khách hàng (nhận diện duy nhất), tên giao dịch,
    địa chỉ giao dịch, hạn mức tín dụng, các điều khoản thanh toán.
    Trong điều kiện thu thập và xử lý dữ liệu kế toán doanh thu dựa trên máy tính,
    chúng ta có cơ hội lên các báo cáo phân tích bán hàng rất đa dạng: tổng hợp doanh
    thu theo sản phẩm, theo hình thức thanh toán (tiền mặt, thẻ…), hoặc theo vùng.

    82 TXKTQT03_Bai6_v1.0015112224

  7. Bài 6: Hệ thống thông tin kế toán chu trình bán hàng

    6.1.4. Chu trình bán hàng dưới góc độ hoạt động nghiệp vụ
    Chu trình bán hàng trong hệ thống thông tin kế toán bao gồm nhiều hoạt động nghiệp
    vụ. Mỗi hoạt động nghiệp vụ là một tập các công việc có quan hệ logic với nhau, được
    định nghĩa rõ ràng, được thực hiện lặp đi lặp lại để hỗ trợ cho một hoặc nhiều chức
    năng nghiệp vụ. Mỗi hoạt động nghiệp vụ của chu trình bán hàng thực hiện biến các
    yếu tố đầu vào thành các kết quả đầu ra, và có những ranh giới xác định (có điểm bắt
    đầu và điểm kết thúc). Sau đây là nội dung liên quan đến mô hình hóa chu trình bán
    hàng dưới góc độ dòng dữ liệu.
    Sau khi mô hình hóa chu trình bán hàng dưới góc độ chức năng và thu được kết quả là
    sơ đồ chức năng nghiệp vụ BDF (xem hình 6.2), chúng ta có thể tiến hành vẽ sơ đồ
    dòng dữ liệu DFD. Về nguyên tắc, chúng ta có thể xây dựng sơ đồ dòng dữ liệu DFD
    trên cơ sở chuyển đổi sơ dồ chức năng nghiệp vụ BFD, có đặc tả bổ sung các các thực
    thể ngoài cùng với các dòng dữ liệu vận động giữa các thực thể ngoài và hệ thống,
    cũng như giữa các hoạt động và kho dữ liệu bên trong hệ thống với nhau. Cần lưu ý
    rằng, sơ đồ chức năng nghiệp vụ BFD và sơ đồ dòng dữ liệu DFD phải hoàn toàn
    tương thích với nhau, theo đó mỗi chức năng có trong sơ đồ BDF (hình chữ nhật) sẽ
    được đặc tả bằng một hoạt động (hình tròn) trong sơ đồ DFD. Chức năng tổng thể
    trong sơ đồ BFD được mô tả trong sơ đồ DFD mức ngữ cảnh, các chức năng con mức
    dưới đỉnh trong sơ đồ BFD được mô tả trong sơ đồ DFD mức 0, các chức năng con
    mức tiếp theo mô tả mỗi chức năng con mức dưới đỉnh trong sơ đồ BFD được mô tả
    trong sơ đồ DFD mức 1 của hoạt động tương ứng…
    Dưới góc độ hoạt động, chu trình bán hàng có thể được mô tả như sau:
    Bộ phận bán hàng lập lệnh bán hàng dựa trên đơn đặt hàng đã được chấp nhận, trong
    đó mô tả chi tiết các mặt hàng cùng với giá cả và thông tin liên quan đến khách hàng
    như họ tên, địa chỉ giao hàng… Trong lệnh bán hàng chưa có thông tin về số lượng và
    cước vận chuyển hàng hoá. Các liên của lệnh bán hàng sẽ được gửi cho các bộ phận
    liên quan như: bộ phận kho (lập phiếu xuất kho), bộ phận giao hàng (lập phiếu giao
    hàng), bộ phận lập hoá đơn (lập hoá đơn bán hàng sau khi có xác nhận từ bộ phận giao
    hàng), và bộ phận theo dõi công nợ phải thu làm cơ sở đối chiếu và kiểm tra.
    Hoá đơn bán hàng do bộ phận lập hoá đơn lập và phải đặc tả rõ chủng loại và giá cả
    hàng xuất bán, xác định rõ trách nhiệm và hình thức thanh toán, các khoản chiết khấu
    và giảm giá nếu có. Hoá đơn bán hàng sau đó sẽ được gửi cho bộ phận theo dõi công
    nợ phải thu và được dùng để ghi sổ cái. Việc theo dõi công nợ phải thu của khách
    hàng có thể thực hiện chi tiết đến từng hoá đơn hoặc chỉ theo dõi trên số dư tổng hợp
    của từng đối tượng công nợ. Trong quá trình hoạt động của chu trình bán hàng có rất
    nhiều các tài liệu, chứng từ khác nhau được lập và chúng được chuyển đến các bộ
    phận liên quan trong chu trình.
    Các hình vẽ 6.4, 6.5, 6.6, 6.7, 6.8, 6.9 mô tả chu trình bán hàng dưới góc độ hoạt động
    nghiệp vụ ở những mức chi tiết khác nhau. Ngôn ngữ được sử dụng ở đây là sơ đồ
    dòng dữ liệu DFD (Data Flow Diagram) mô tả sự vận động của dữ liệu nghiệp vụ từ
    bên ngoài vào hệ thống và ngược lại từ hệ thống ra ngoài.

    TXKTQT03_Bai6_v1.0015112224 83

  8. Bài 6: Hệ thống thông tin kế toán chu trình bán hàng

    Hình 6.4 mô tả chu trình bán hàng ở mức tổng thể (gọi là mức ngữ cảnh). Sơ đồ luồng
    dữ liệu mức ngữ cảnh là sơ đồ của một hệ thống, cùng với môi trường và những mối
    tương tác giữa hệ thống với môi trường của nó. Sơ đồ dòng dữ liệu mức ngữ cảnh là
    một hệ thống với một hoạt động duy nhất, cùng tất cả các đầu vào và đầu ra của hệ
    thống, các tác nhân cung cấp các đầu vào hệ thống và các tác nhân tiếp nhận các đầu
    ra từ hệ thống.
    Lệnh bán hàng,
    doanh số bán
    Đơn hàng, thanh toán
    hàng, tiền hàng Các chu trình
    liên quan (sản
    Khách hàng xuất, tính
    Trả lời lương, chi phí,
    đơn hàng tài chính)

    Xác nhận
    nhận hàng

    Hóa đơn bán hàng,
    phiếu giao hàng CHU
    TRÌNH Yêu cầu
    DOANH
    Giấy THU
    báo có

    Bộ phận quản
    Ngân hàng lý doanh thu
    Báo cáo
    doanh thu

    Hình 6.4 Sơ đồ dòng dữ liệu mức ngữ cảnh chu trình bán hàng

    Khách hàng, ngân hàng và bộ phận quản lý doanh thu là những thực thể ngoài của
    phân hệ thông tin kế toán doanh thu. Khách hàng gửi đơn đặt hàng đến doanh nghiệp
    và sẽ nhận được trả lời về đơn hàng. Đối với các đơn hàng được chấp nhận, khách
    hàng sẽ nhận được hàng hóa cùng phiếu giao hàng từ bộ phận giao hàng của doanh
    nghiệp, khách hàng sau đó gửi xác nhận nhận hàng cho doanh nghiệp. Khi thanh toán
    tiền hàng bằng tiền mặt, khách hàng sẽ gửi nội dung thanh toán cho bộ phận thu tiền,
    thực hiện nghĩa vụ thanh toán, sau đó nhận phiếu thu tiền từ bộ phận thu tiền. Trong
    trường hợp thanh toán qua ngân hàng, ngân hàng sẽ thanh toán trực tiếp với doanh
    nghiệp theo yêu cầu của khách hàng. Định kì hoặc đột xuất, bộ phận quản lý có thể
    đưa ra các yêu cầu thông tin cần cho hoạt động ra quyết định, hệ thống thông tin kế
    toán của chu trình bán hàng sẽ kết xuất các thông tin phù hợp và phân phối đến người
    quản lý dưới dạng các báo cáo quản lý.

    84 TXKTQT03_Bai6_v1.0015112224

  9. Bài 6: Hệ thống thông tin kế toán chu trình bán hàng

    Chu trình Phiếu xuất kho
    Khách hàng sản xuất, Phiếu giao hàng Khách hàng
    chi phí
    Đơn
    đặt hàng

    Trả lại Lệnh 2.0 Cung
    đơn hàng bán hàng cấp hàng
    hóa
    Lệnh bán hàng Xác nhận
    dụng cụ
    1.0 Xử lý nhận hàng
    đơn hàng

    Thông tin
    thanh toán,
    Phiếu xuất kho
    thanh toán
    Phiếu giao hàng
    D1: Tồn kho
    hàng hóa

    D2: Công nợ
    khách hàng
    Hóa đơn
    bán hàng
    Giấy 3.0 Lập hóa
    báo có 4.0
    đơn, bán
    Thu tiền
    hàng và theo
    dõi công nợ Doanh
    số lương

    Ngân hàng Chu trình
    tính lương
    Yêu cầu 5.0 Báo
    cáo
    thống kê

    Báo cáo
    doanh thu
    Doanh số
    Tiền hàng Chu trình bán hàng
    báo cáo
    tài chính
    Bộ phận
    quản lý

    Hình 6.5 Sơ đồ dòng dữ liệu mức 0 của chu trình bán hàng.

    Hình 6.5 mô tả chu trình bán hàng ở mức chi tiết hơn (gọi là mức 0) với sự có mặt của
    năm hoạt động cơ bản, và các hoạt động được đánh số tăng dần từ 1.0 đến 5.0. Cụ thể:
     Hoạt động 1.0. Xử lý đơn hàng;
     Hoạt động 2.0. Cung cấp hàng hóa, dịch vụ;
     Hoạt động 3.0 Lập hóa đơn bán hàng và theo dõi công nợ phải thu;
     Hoạt động 4.0 Thu tiền;
     Hoạt động 5.0. Báo cáo doanh thu.
    Sau khi nhận đơn hàng của khách, bộ phận xử lí đơn hàng tiến hành kiểm tra và ra
    thông báo kết quả xử lý đơn hàng (chức năng 1.0. Xử lý đơn hàng). Trên cơ sở đơn

    TXKTQT03_Bai6_v1.0015112224 85

  10. Bài 6: Hệ thống thông tin kế toán chu trình bán hàng

    hàng được chấp nhận, bộ phận xử lý đơn hàng lập lệnh bán hàng thành ba liên: 1 liên
    gửi bộ phận giao hàng, 1 liên gửi bộ phận lập hoá đơn bán hàng và 1 liên gửi kế toán
    công nợ phải thu. Sau khi thực hiện cung cấp hàng hóa, dịch vụ (chức năng 2.0 Cung
    cấp hàng hóa, dịch vụ), phiếu giao hàng sẽ được gửi cho khách hàng và bộ phận lập
    hoá đơn. Trên cơ sở lệnh bán hàng và phiếu giao hàng, bộ phận lập hoá đơn sẽ lập hoá
    đơn bán hàng (Chức năng 3.0. Lập hóa đơn bán hàng và theo dõi công nợ phải thu).
    Hoá đơn bán hàng được lập thành nhiều liên, trong đó 1 liên gửi khách hàng và 1 liên
    gửi bộ phận theo dõi thanh toán. Việc theo dõi công nợ phải thu của khách hàng có thể
    thực hiện chi tiết đến từng hoá đơn hoặc chỉ theo dõi trên số dư tổng hợp của từng đối
    tượng công nợ. Bộ phận theo dõi thanh toán nhận tiền thanh toán của khách hàng và
    lập phiếu thu (Chức năng 4.0. Theo dõi thanh toán). Chức năng 5.0 Báo cáo doanh thu
    cung cấp cho các nhà quản lý các thông tin hữu ích cho quá trình ra quyết định.

    6.2. Quy trình thông tin kế toán trong chu trình bán hàng
    Trong quá trình hoạt động của chu trình bán hàng có rất nhiều các tài liệu, chứng từ khác
    nhau được lập và chúng được chuyển đến các bộ phận liên quan trong chu trình. Bảng 6.1
    liệt kê các chứng từ nghiệp vụ và các bộ phận liên quan của chu trình bán hàng.
    Về nguyên tắc, việc tổ chức thu thập, lưu trữ và luân chuyển dữ liệu trong mỗi chu
    trình nghiệp vụ phải dựa trên cơ sở nội dung các hoạt động và các dòng dữ liệu liên
    quan cũng như phương thức xử lý của từng hoạt động và chức năng nghiệp vụ của các
    bộ phận trong doanh nghiệp. Sau đây là mô tả chi tiết về nội dung thu thập và lưu trữ
    và luân chuyển chứng từ của từng hoạt động trong chu trình bán hàng.
    Bảng 6.1 Các chứng từ tài liệu liên quan đến chu trình bán hàng
    Bộ phận Xử lý đơn Kho Giao Lập Kế Kế Khách
    hàng hàng hóa toán toán hàng
    đơn CNPT TT
    Tên chứng từ
    Lệnh bán hàng Lập Nhận Nhận Nhận

    Phiếu xuất kho Lập Nhận Nhận Nhận Nhận

    Phiếu giao hàng Lập Nhận Nhận Nhận

    Hóa đơn bán hàng Lập Nhận Nhận

    Phiếu thu tiền Nhận Lập Nhận

    Chứng từ điều chỉnh giảm Lập Nhận Nhận
    Giấy báo trả tiền Lập

    6.2.1. Hoạt động xử lý đơn hàng
     Nội dung
    Đây là hoạt động đầu tiên của chu trình bán hàng với ba chức năng con: (1) Kiểm
    tra khả năng đáp ứng yêu cầu hàng hóa, dịch vụ, (2) Kiểm tra khả năng của khách
    hàng đối với các điều kiện, tiêu chuẩn do doanh nghiệp quy định (bao gồm khả
    năng thanh toán, giới hạn nợ…) dựa trên dữ liệu về tình trạng công nợ của khách
    hàng, (3) Lập lệnh bán hàng và thông báo kết quả xử lý đơn hàng.

    86 TXKTQT03_Bai6_v1.0015112224

  11. Bài 6: Hệ thống thông tin kế toán chu trình bán hàng

     Hoạt động
    Sơ đồ dòng dữ liệu mức 1 của hoạt động 1.0 Xử lý đơn hàng được mô tả trong
    hình 6.6.
    D1: Tồn kho D2: Công nợ
    Khách hàng
    hàng hóa khách hàng

    Đơn
    đặt hàng

    1.1 Kiểm 1.2 Kiểm tra
    tra Đơn đặt hàng sau
    kiểm tra hàng hóa khách hàng
    hàng hóa

    Trả lời
    đơn hàng
    Đơn đặt hàng sau
    kiểm tra hàng hóa và
    khách hàng

    Chu trình 1.3 Lập
    Lệnh lệnh Lệnh
    sản xuất, bán hàng bán hàng
    chi phí bán hàng

    2.0 Cung cấp 3.0 Lập hóa đơn
    Lệnh
    hàng hóa, bán hàng và theo
    bán hàng
    dịch vụ dõi công nợ

    Hình 6.6 Sơ đồ dòng dữ liệu mức 1 của hoạt động 1.0 Xử lý đơn hàng

    Căn cứ vào đơn hàng khách hàng đặt, bộ phận xử lý đơn hàng sẽ thực hiện các
    công việc sau đây:
    o Công việc 1.1. Kiểm tra khả năng đáp ứng yêu cầu hàng hóa, dịch vụ thông
    qua việc truy xuất dữ liệu về hàng hóa, dịch vụ có thể cung cấp.
    o Công việc 1.2. Kiểm tra khả năng của khách hàng đối với các điều kiện, tiêu
    chuẩn do doanh nghiệp quy định (bao gồm khả năng thanh toán, giới hạn nợ,
    điều kiện về luật pháp).
    o Công việc 1.3. Thông báo kết quả xử lý đơn hàng. Nếu chấp thuận đơn hàng
    của khách thì lập lệnh bán hàng làm cơ sở cho các hoạt động tiếp theo của chu
    trình bán hàng, ngược lại nếu không chấp nhận đơn hàng thì cần có thông báo
    trả lời khách hàng.
     Chứng từ
    Các chứng từ liên quan đến hoạt động xử lý đơn hàng bao gồm:
    (1) Đơn hàng được xét duyệt: là kết quả của quá trình xét duyệt đơn hàng thông
    qua việc truy xuất dữ liệu về tính khả thi về hàng hóa (tệp tồn kho) và khả
    năng thanh toán của khách hàng (tệp công nợ khách hàng).
    (2) Lệnh bán hàng: là một chứng từ mệnh lệnh thể hiện nội dung hàng hóa, dịch
    vụ sẽ thực hiện theo yêu cầu của khách hàng đối với những đơn hàng được

    TXKTQT03_Bai6_v1.0015112224 87

  12. Bài 6: Hệ thống thông tin kế toán chu trình bán hàng

    chấp nhận. Chứng từ này thường được sử dụng trong nội bộ doanh nghiệp và
    có thể được gọi bằng những tên khác nhau tùy theo đối tượng nhận thông tin
    để thực hiện mệnh lệnh: lệnh sản xuất, lệnh xuất kho, lệnh giao hàng.
    (3) Hợp đồng bán hàng: chứng từ này được lập khi cần có sự cam kết, ràng buộc
    giữa khách hàng và doanh nghiệp về nội dung yêu cầu đã được cho phép thực
    hiện. Đây là chứng từ có tính pháp lý trong hoạt động bán hàng.
     Dữ liệu tham chiếu
    o Đơn hàng của khách hàng;
    o Hàng hóa và tình trạng tồn kho;
    o Khách hàng và tình trạng công nợ.

    6.2.2. Hoạt động cung cấp hàng hóa, dịch vụ
     Nội dung
    Hoạt động 2.0. Cung cấp hàng hóa & dịch vụ thực hiện xác nhận hàng hóa, dịch
    vụ đã cung cấp hoặc hoàn thành chuyển giao cho khách hàng thông qua chứng từ
    hoặc tệp tin. Cụ thể, hoạt động này thực hiện các công việc sau đây: (1) Xuất kho
    và (2) Giao hàng cho khách hàng. Cơ sở để thực hiện hoạt động Cung cấp hàng
    hóa, dịch vụ là Lệnh bán hàng do bộ phận xử lý đơn hàng gửi đến.

    Khách hàng
    Phiếu Phiếu
    xuất kho giao hàng

    Xác nhận
    giao hàng
    2.1 Xuất kho 2.2
    hàng hóa Giao hàng

    Lệnh D1: Tồn kho Phiếu
    bán hàng hàng hóa giao hàng

    1.0 Xử lý 3.0 Lập hóa đơn
    Phiếu
    đơn hàng và theo dõi
    xuất kho
    công nợ

    Hình 6.7 Sơ đồ dòng dữ liệu mức 1 của hoạt động 2.0 Cung cấp hàng hóa, dịch vụ

     Hoạt động
    Sơ đồ dòng dữ liệu mức 1 của hoạt động 2.0 Cung cấp hàng hóa, dịch vụ được mô
    tả trong hình 6.7. Căn cứ vào lệnh bán hàng, bộ phận cung cấp hàng hóa, dịch vụ
    sẽ thực hiện các công việc sau đây:
    o Công việc 2.1. Xuất kho. Tiến hành xuất kho các mặt hàng mô tả trong lệnh
    bán hàng, đồng thời xác nhận nội dung thực hiện thực tế của quá trình xuất kho
    bằng phiếu xuất kho. Phiếu này sẽ được chuyển cho bộ phận giao hàng để thực
    hiện công việc tiếp theo.

    88 TXKTQT03_Bai6_v1.0015112224

  13. Bài 6: Hệ thống thông tin kế toán chu trình bán hàng

    o Công việc 2.2. Giao hàng. Tiến hành giao hàng hoặc thực hiện các lao vụ, dịch
    vụ cung cấp cho khách hàng, đồng thời xác nhận nội dung thực hiện thực tế
    của quá trình giao hàng hóa, dịch vụ bằng phiếu giao hàng. Khách hàng sẽ
    nhận được hàng hóa kèm phiếu giao hàng. Một liên nữa của phiếu giao hàng sẽ
    được gửi cho bộ phận lập hóa đơn.
     Chứng từ
    Các tài liệu liên quan đến hoạt động cung cấp hàng hóa, dịch vụ bao gồm:
    (1) Phiếu xuất kho đã xác nhận thực tế nội dung hàng hóa xuất kho;
    (2) Phiếu giao hàng đã xác nhận thực tế nội dung hàng hóa thực tế cho khách
    hàng hoặc cho đơn vị vận chuyển để giao cho khách hàng;
    (3) Biên bản nghiệm thu dịch vụ hoàn thành (xác định mức độ và khối lượng công
    việc đã hoàn thành cho khách hàng).
     Dữ liệu tham chiếu
    o Lệnh bán hàng;
    o Hàng hóa và tình trạng tồn kho.

    6.2.3. Hoạt động lập hóa đơn bán hàng và theo dõi công nợ phải thu
     Nội dung
    Hoạt động 3.0. Lập hóa đơn bán hàng và theo dõi công nợ phải thu thực hiện ghi
    nhận lại nghiệp vụ bán hàng, cung cấp dịch vụ đã thực hiện, đồng thời theo dõi các
    nội dung sau khi thực hiện bán hàng (hàng bán bị trả lại, giảm giá) làm cơ sở theo
    dõi công nợ phải thu của khách. Hoạt động này giúp doanh nghiệp xác nhận, theo
    dõi, quản lý và đánh giá quá trình bán hàng, cung cấp dịch vụ cho khách hàng. Cơ
    sở để thực hiện hoạt động 3.0 Lập hóa đơn bán hàng và theo dõi công nợ phải thu
    gồm có (1) Lệnh bán hàng – cho phép nghiệp vụ bán hàng được thực hiện – do bộ
    phận xử lý đơn hàng chuyển đến, (2) phiếu giao hàng – xác nhận nội dung công
    việc giao hàng thực tế đã thực hiện – do bộ phận cung cấp hàng hóa, dịch vụ
    chuyển đến.
    Hoạt động 3.0 Lập hóa đơn bán hàng và theo dõi công nợ phải thu thực hiện các
    công việc sau đây: (1) Đối chiếu xác nhận, (2) Lập hóa đơn bán hàng, (3) Theo dõi
    công nợ phải thu.
     Hoạt động
    Sơ đồ dòng dữ liệu mức 1 của hoạt động 3.0 Lập hóa đơn bán hàng và theo dõi
    công nợ được mô tả trong hình 6.8. Căn cứ vào lệnh bán hàng, phiếu xuất kho và
    phiếu giao hàng, bộ phận lập hóa đơn bán hàng và theo dõi công nợ sẽ thực hiện
    các công việc sau đây:
    o Công việc 3.1. Đối chiếu xác nhận. Xác nhận hoạt động bán hàng hợp lệ và
    thực tế giữa doanh nghiệp với khách hàng, thông qua việc đối chiếu kiểm tra
    các tài liệu, chứng từ do các bộ phận khác gửi đến, cụ thể lệnh bán hàng do bộ
    phận xử lý đơn hàng, phiếu xuất kho và phiếu giao hàng do bộ phận cung cấp
    hàng hóa, dịch vụ gửi đến.

    TXKTQT03_Bai6_v1.0015112224 89

  14. Bài 6: Hệ thống thông tin kế toán chu trình bán hàng

    o Công việc 3.2. Lập hóa đơn. Thực hiện việc ghi nhận lại nội dung nghiệp vụ
    bán hàng đã thực hiện với khách hàng bằng hóa đơn bán hàng. Hóa đơn bán
    hàng được lập làm nhiều liên, trong đó 1 liên được gửi cho khách hàng, 1 liên
    gửi cho kế toán tổng hợp.
    o Công việc 3.3. Theo dõi công nợ phải thu. Tổ chức theo dõi nghiệp vụ sau bán
    hàng như hàng bán bị trả lại, giảm giá… giúp theo dõi công nợ phải thu/nghĩa
    vụ thanh toán của khách hàng.

    2.0 Xuất kho Khách hàng

    Phiếu xuất kho Hóa đơn
    Phiếu giao hàng bán hàng

    Doanh
    3.1 Đối 3.2 Lập
    Xác nhận số lương
    chiếu hóa đơn
    hàng bán bán hàng
    xác nhận
    Chu trình
    Lệnh tính lương
    bán hàng Doanh số
    Hóa đơn bán hàng
    3.3 Theo bán hàng
    1.0 Xử lý dõi
    đơn hàng công nợ

    Chu trình
    tài chính

    D2: Công nợ
    khách hàng

    Hình 6.8 Sơ đồ dòng dữ liệu mức 1 của hoạt động 3.0. Lập hóa đơn bán hàng và
    theo dõi công nợ phải thu

     Chứng từ
    Các tài liệu liên quan đến hoạt động Lập hóa đơn bán hàng và theo dõi công nợ
    phải thu bao gồm:
    (1) Hóa đơn bán hàng, dịch vụ;
    (2) Bảng kê bán hàng, dịch vụ;
    (3) Phiếu nhập hàng bán bị trả lại;
    (4) Các chứng từ phải thu khác.

    6.2.4. Hoạt động thu tiền bán hàng
     Chức năng
    Hoạt động 4.0. Theo dõi thanh toán/Thu tiền thực hiện công việc thu tiền bán hàng
    và phản ánh đúng thực tế tình hình thanh toán của khách hàng. Cơ sở để thực hiện
    hoạt động thu tiền gồm có (1) Tình trạng công nợ của khách hàng – do bộ phận lập
    hóa đơn bán hàng và theo dõi công nợ chuyển đến, (2) Xác nhận nội dung nghĩa
    vụ thanh toán của khách hàng.

    90 TXKTQT03_Bai6_v1.0015112224

  15. Bài 6: Hệ thống thông tin kế toán chu trình bán hàng

    Hoạt động 4.0. Thu tiền thực hiện các công việc sau đây: (1) Lựa chọn thanh toán,
    (2) Lập chứng từ thu, (3) Xác nhận thu tiền.
     Hoạt động
    Sơ đồ dòng dữ liệu mức 1 của hoạt động/hoạt động 4.0. Thu tiền được mô tả trong
    hình 6.9. Căn cứ vào xác nhận nội dung nghĩa vụ thanh toán của khách hàng và
    thực trạng công nợ của khách, bộ phận theo dõi thanh toán sẽ thực hiện các công
    việc sau đây:
    o Công việc 4.1. Lựa chọn thanh toán. Lựa chọn thanh toán được thực hiện thông
    qua việc đối chiếu kiểm tra tình trạng công nợ của khách hàng và xác nhận nội
    dung thanh toán của khách hàng, làm cơ sở cho công việc lập phiếu thu.
    o Công việc 4.2. Lập phiếu thu. Đây là chứng từ được lập cho nội dung thanh
    toán của khách hàng. Phiếu thu được lập làm 2 liên, trong đó 1 liên được gửi
    cho khách hàng, 1 liên được chuyển cho kế toán ghi sổ.
    o Công việc 4.3. Xác nhận thu tiền. Thực hiện ghi nhận thực tế thanh toán của
    từng khách hàng, chi tiết theo từng phiếu thu. Sau khi thu tiền từ khách hàng,
    một xác nhận thu tiền được chuyển cho khách hàng.
    D2: Công nợ
    khách hàng

    4.1 Lựa Thanh toán 4.2 Lập
    chọn được lựa chọn chứng
    thanh toán từ thu

    Thông tin
    thanh toán
    Chứng từ thu
    Phiếu thu
    Ngân hàng

    4.3 Xác
    nhận Tiền hàng
    Thanh toán
    thu tiền

    Chu trình
    Ngân hàng Giấy báo có tài chính

    Hình 6.9 Sơ đồ dòng dữ liệu mức 1 của hoạt động 4.0. Thu tiền

     Tài liệu, chứng từ nghiệp vụ
    Các tài liệu liên quan đến hoạt động theo dõi thanh toán/Thu tiền bao gồm:
    (1) Bảng đối chiếu công nợ, thông báo trả nợ: Xác nhận tình trạng nợ của khách hàng.
    (2) Các chứng từ thanh toán (phiếu thu, giấy báo có của ngân hàng): Xác nhận đã
    thu tiền.
     Dữ liệu tham chiếu
    Tình trạng công nợ của khách hàng.

    TXKTQT03_Bai6_v1.0015112224 91

  16. Bài 6: Hệ thống thông tin kế toán chu trình bán hàng

    6.2.5. Hoạt động báo cáo quản lý doanh thu
     Nội dung
    Hoạt động 5.0. Báo cáo quản lý doanh thu thực hiện công việc trích rút các thông
    tin hữu ích từ cơ sở dữ liệu doanh thu để phục vụ nhu cầu quản lý. Cơ sở để thực
    hiện hoạt động 5.0. Báo cáo quản lý doanh thu gồm có (1) Yêu cầu thông tin của
    bộ phận quản lý, (2) Cơ sở dữ liệu doanh thu, nơi lưu trữ các dữ liệu phản ánh
    thực tế các giao dịch trong chu trình bán hàng.
    5.0. Báo cáo quản lý doanh thu thực hiện các công việc sau đây: (1) Trích rút các
    dữ liệu hữu ích từ cơ sở dữ liệu doanh thu, theo yêu cầu cụ thể của bộ phận quản
    lý, (2) Tính toán và xử lý các dữ liệu đã trích rút được để tạo thông tin hữu ích, hỗ
    trợ quá trình ra quyết định của các nhà quản lý, (3) Lên báo cáo chuẩn mẫu, và
    thân thiện với người sử dụng.
     Hoạt động
    Sơ đồ dòng dữ liệu mức 1 của hoạt động/hoạt động 5.0. Báo cáo quản lý doanh
    thu được mô tả trong hình 6.10. Căn cứ vào yêu cầu thông tin của người quản lý,
    quá trình lên báo cáo quản lý doanh thu gồm các công việc sau đây:
    o Công việc 5.1. Trích rút dữ liệu. Tùy theo yêu cầu cụ thể của người quản lý mà
    các dữ liệu liên quan sẽ được kết xuất từ cơ sở dữ liệu doanh thu, sẵn sàng cho
    việc tạo thông tin.
    o Công việc 5.2. Tính toán xử lý. Trên cơ sở các dữ liệu liên quan đến yêu cầu
    trích rút được, cần tiến hành xử lý, tạo thông tin đầu ra đáp ứng nhu cầu của
    quản lý doanh thu.
    o Công việc 5.3. Lên báo cáo. Xây dựng báo cáo có chức các thông tin kết xuất
    được theo một định dạng chuẩn và thân thiện với người dùng báo cáo.

    Bộ phận
    quản lý Yêu cầu

    5.1 Trích
    hút dữ liệu Dữ liệu liên quan 5.2 Tính
    doanh thu toán, xử lý

    Thông tin sau xử lý

    5.3 Lên
    báo cáo Bộ phận
    Báo cáo doanh quản lý
    theo
    yêu cầu

    Hình 6.10 Sơ đồ dòng dữ liệu mức 1 của hoạt động 5.0. Báo cáo doanh thu

    92 TXKTQT03_Bai6_v1.0015112224

  17. Bài 6: Hệ thống thông tin kế toán chu trình bán hàng

     Chứng từ và tệp
    Các tài liệu liên quan đến hoạt động theo dõi Thu tiền bao gồm:
    o Đơn hàng được chấp nhận;
    o Lệnh bán hàng;
    o Phiếu xuất kho;
    o Phiếu giao hàng;
    o Hóa đơn bán hàng;
    o Chứng từ giảm giá, hàng bán bị trả lại;
    o Chứng từ thanh toán.

     Dữ liệu tham chiếu
    o Tệp hàng hóa và tình trạng tồn kho hàng hóa;
    o Tệp khách hàng và tình trạng công nợ của khách hàng;
    o Tệp các chứng từ giao dịch trong.

    6.2.6. Các báo cáo trong chu trình bán hàng
    Sau đây là một số báo cáo điển hình của chu trình bán hàng.
    (1) Nhóm báo cáo bán hàng
    o Bảng kê hóa đơn bán hàng;
    o Bảng kê phiếu nhập hàng bán bị trả lại;
    o Bảng kê hóa đơn nhóm theo khách hàng, theo hợp đồng vụ việc;
    o Bảng kê hóa đơn nhóm theo dạng xuất bán;
    o Bảng tổng hợp hàng bán bị trả lại…
    (2) Nhóm báo cáo công nợ phải thu
    o Sổ chi tiết công nợ của một khách hàng;
    o Sổ đối chiếu công nợ;
    o Sổ chi tiết công nợ lên cho tất cả các khách hàng;
    o Bảng cân đối phát sinh công nợ của các khách hàng trên một tài khoản, trên
    nhiều tài khoản;
    o Bảng tổng hợp số dư công nợ phải thu đầu, cuối kì;
    o Bảng kê công nợ phải thu theo hóa đơn;
    o Bảng kê chi tiết thu tiền của các hóa đơn;
    o Sổ nhật kí thu tiền doanh thu.
    (3) Nhóm báo cáo thuế GTGT hàng hóa dịch vụ bán ra
    Bảng kê thuế GTGT hóa đơn hàng hóa dịch vụ bán ra.

    6.3. Các rủi ro tiềm ẩn và vấn đề kiểm soát thông tin trong chu trình bán hàng
    Cũng như tất cả các chu trình nghiệp vụ khác, việc kiểm soát chu trình bán hàng là hết
    sức cần thiết. Mục tiêu của kiểm soát chu trình bán hàng là để đảm bảo rằng, tất cả các
    nghiệp vụ liên quan đều được theo dõi một cách đầy đủ và chính xác. Nói cách khác,
    có nhiều rủi ro khác nhau có thể xảy ra trong chu trình bán hàng, vấn đề là phải lường
    trước và nhận diện được các loại hình rủi ro đó và có biện pháp kiểm soát hiệu quả. Ví

    TXKTQT03_Bai6_v1.0015112224 93

  18. Bài 6: Hệ thống thông tin kế toán chu trình bán hàng

    dụ, việc bán chịu cho những khách hàng không có khả năng thanh toán hoặc khả năng
    thanh toán thấp sẽ dẫn đến nợ khó đòi. Trong trường hợp này, cần áp dụng thủ tục
    kiểm soát là kiểm tra chính xác tình trạng và khả năng thanh toán của khách hàng. Rủi
    ro mất tiền hàng sẽ dẫn đến sai lệch thông tin về nợ phải thu của khách, biện pháp
    kiểm soát cần được áp dụng là tách bạch các chức năng xét duyệt, theo dõi công nợ
    phải thu và thủ quỹ.

    6.3.1. Các rủi ro tiềm tàng và thủ tục kiểm soát các hoạt động trong chu trình bán hàng
     Mục tiêu kiểm soát:
    o Bán được hàng và tăng doanh thu nhưng phải đảm bảo an toàn tài chính.
    o Thực hiện kịp thời, đúng và chính xác theo lệnh bán hàng hoặc hợp đồng kinh
    tế, đảm bảo an toàn hàng hóa trong quá trình xuất kho và giao hàng cho khách.
    o Lập hóa đơn kịp thời, chính xác, đầy đủ cho hoạt động bán hàng.

     Theo dõi chính xác, kịp thời và đầy đủ công nợ phải thu của khách hàng
    o Ghi chép thu tiền kịp thời, chính xác.
    o Đảm bảo an toàn tiền thu của khách hàng.
    o Lên báo cáo đúng loại, theo đúng quy cách, cho đúng đối tượng vào đúng thời
    điểm được yêu cầu.
    Bảng 6.2: Rủi ro và kiểm soát trong chu trình bán hàng
    Hoạt Động Rủi ro tiềm tàng Thủ tục kiểm soát
    Hoạt động Nhận đơn đặt hàng của Phân chia trách nhiệm giữa xét duyệt và
    xử lý đơn khách hàng không đảm bảo thực hiện bán hàng.
    hàng của tính pháp lý.
    khách hàng Bán chịu cho khách hàng Xây dựng quy trình ủy quyền, xét duyệt
    không có khả năng thanh nghiệp vụ: kiểm tra đặt hàng, kiểm tra hàng
    toán. tồn kho trước khi chấp nhận bán hàng, kiểm
    tra tài chính và tín dụng khách hàng, và
    duyệt lệnh bán hàng.
    Chấp nhận đơn đặt hàng của Cập nhật chính xác và kịp thời dữ liệu hàng
    khách hàng nhưng không có tồn kho và công nợ khách hàng.
    khả năng thực hiện.
    Hoạt động xử Xuất kho, giao hàng sai số Phân chia trách nhiệm giữa xuất kho và giao hàng
    lý cung cấp lượng, chủng loại, hoặc Thiết lập đầy đủ và kịp thời các chứng từ
    hàng hóa, trong quá trình xuất kho, giao hàng, đánh số
    dịch vụ chứng từ trước.
    Sai địa chỉ đối tượng nhận Đối chiếu chứng từ xét duyệt bán hàng, xuất
    hàng, sai thời gian giao kho, giao hàng.
    hàng…. Đếm, kiểm tra hàng trong quá trình xuất kho,
    giao hàng.
    Hạn chế tiếp cận hàng tồn kho.
    Mất hàng hóa trong quá Thực hiện kiểm kê kho hàng.
    trình xuất kho, giao hàng..
    Hoạt động xử Trong hoạt động ghi nhận Phân chia trách nhiệm giữa lập hóa đơn, chứng
    lý ghi nhận bán bán hàng: không lập hoặc từ bán hàng với xuất kho và giao hàng.
    hàng và theo không kịp thời lập hóa đơn Chỉ lập hóa đơn khi có chứng từ lệnh bán
    dõi công nợ bán hàng cho khách hàng. hàng/hợp đồng bán hàng, phiếu xuất kho,
    phải thu phiếu giao hàng.
    Nên có danh mục bảng giá hàng hóa, dịch vụ
    để tham chiếu.

    94 TXKTQT03_Bai6_v1.0015112224

  19. Bài 6: Hệ thống thông tin kế toán chu trình bán hàng

    Đối với hoạt động theo dõi Cần đối chiếu chứng từ lệnh bán hàng/ hợp
    công nợ phải thu: lập khống đồng bán hàng, phiếu xuất kho, phiếu giao
    hóa đơn bán hàng, cập nhật hàng và hóa đơn bán hàng.
    và chuyển dữ liệu công nợ Kiểm tra, tính toán hóa đơn chính xác, trước
    sai, không kịp thời. khi giao cho khách hàng.
    Chuyển dữ liệu, sổ chi tiết công nợ phải thu
    kịp thời, hàng ngày.
    Đối chiếu công nợ khách hàng định kì.
    Thất thoát tiền. Phân chia trách nhiệm giữa giữ tiền, ghi
    Hoạt động chép, theo dõi thu tiền.
    thu tiền Không ghi chép thu tiền, Kiểm kê quỹ, đối chiếu với ghi chép của kế toán.
    hoặc ghi chép không kịp Hạn chế các thanh toán trực tiếp bằng tiền mặt..
    thời, không chính xác.

    Hoạt động Báo cáo không đúng yêu cầu. Ứng dụng hệ thống thông tin dựa trên máy
    báo cáo Báo cáo không kịp thời. tính và công nghệ mạng trong xử lý và chia
    sẻ dữ liệu kế toán.
    Thông tin bị thất thoát. Áp dụng các thủ tục an toàn dữ liệu đối với
    hệ thống thông tin kế toán dựa trên máy tính.

    6.3.2. Kiểm soát hệ thống thông tin kế toán trong chu trình bán hàng
     Kiểm soát tổng thể
    Kiểm soát chung trong chu trình bán hàng cần đảm bảo kiểm soát việc truy cập, sử
    dụng và khai thác dữ liệu, thông tin, báo cáo liên quan đến các hoạt động, đối
    tượng nguồn lực trong chu trình. Chu trình bán hàng gồm bốn hoạt động cơ bản
    được thực hiện tuần tự là xử lý đơn hàng, cung cấp hàng hóa, dịch vụ, ghi nhận
    bán hàng và theo dõi công nợ và thu tiền, nên khi nhập dữ liệu ghi nhận các hoạt
    động này cần tách biệt việc nhập liệu, xử lý của từng hoạt động cho từng đối
    tượng thực hiện. Mỗi hoạt động do một đối tượng thực hiện sẽ tạo ra cơ chế kiểm
    tra, đối chiếu dữ liệu với nhau trong việc thực hiện chuỗi các hoạt động trong cùng
    một chu trình.
    Trong quá trình ghi nhận dữ liệu liên quan đến một hoạt động, cần tách biệt chức
    năng khai báo các tài khoản, các đối tượng quản lý của hoạt động (đối tượng công
    nợ, hàng hóa, nhân viên bán hàng, kho hàng…) với chức năng nhập liệu nội dung
    của hoạt động. Các hoạt động của chu trình chỉ được nhập liệu nếu nội dung hoạt
    động có liên quan đến các tài khoản, đối tượng quản lý đã được kiểm tra và khai
    báo trước bởi người quản lý hệ thống.
     Kiểm soát ứng dụng
    Kiểm soát mức này bao gồm các thủ tục thủ công và tự động nhằm đảm bảo rằng
    chỉ những dữ liệu hợp lệ mới được xử lý một cách đầy đủ và chính xác. Kiểm soát
    mức ứng dụng cần xuyên suốt quá trình xử lý và có thể được xếp thành ba nhóm:
    Kiểm soát đầu vào, kiểm soát xử lý và kiểm soát đầu ra. Sau đây là mô tả chi tiết
    về các hoạt động kiểm soát này.
    o Kiểm soát đầu vào
    Mục tiêu của kiểm soát đầu vào là để đảm bảo các nội dung dữ liệu được ghi
    nhận một cách đầy đủ, chính xác và hợp lệ. Trong hệ thống thông tin kế toán
    dựa trên máy tính, nội dung dữ liệu các hoạt động của chu trình bán hàng được

    TXKTQT03_Bai6_v1.0015112224 95

  20. Bài 6: Hệ thống thông tin kế toán chu trình bán hàng

    cập nhật vào hệ thống bằng hoạt động nhập chứng từ thông qua việc sử dụng
    các thiết bị nhập liệu thủ công hoặc tự động. Có thể nói, các biện pháp kiểm
    soát ứng dụng mạnh nhất được triển khai trong giai đoạn nhập liệu, đặc biệt là
    các hệ thống ghi nhận giao dịch bằng hình thức thủ công. Nguy cơ tiềm ẩn lỗi
    trong giai đoạn này thường cao hơn giai đoạn xử lý và đầu ra.Việc kiểm soát
    dữ liệu đầu vào để đảm bảo tính hợp lệ, chính xác và đầy đủ phải càng sớm
    càng tốt.
    Bảng 6.3 tóm tắt một số nội dung dữ liệu cơ bản có trong các chứng từ của chu
    trình bán hàng và các thủ tục kiểm soát đầu vào cần vận dụng.
    Bảng 6.3: Các dữ liệu cơ bản trên các chứng từ trong chu trình bán hàng
    Nội dung dữ liệu Mục tiêu kiểm soát Thủ tục kiểm soát nhập liệu
    Ngày chứng từ (đặt Tính đầy đủ: không bỏ sót dữ liệu. Quy định trình tự nhập liệu
    hàng, xuất kho, hóa Tính hợp lệ: hợp lệ về kiểu dữ liệu (ngày/ kiểu ngày chứng từ (thiết lập
    đơn bán hàng…) tháng/năm), hợp lệ về giá trị (kì kế toán trước định dạng ngày).
    hiện hành). Kiểm soát kiểu dữ liệu.
    Chính xác: đúng ngày phát sinh nghiệp vụ.
    Số chứng từ (đặt Tính đầy đủ: nhập đủ dữ liệu, không bỏ qua Kiểm soát dữ liệu nhập vào.
    hàng, xuất kho, hóa số chứng từ.
    đơn bán hàng…) Tính hợp lệ: đúng kiểu dữ liệu áp dụng cho
    mục Số chứng từ theo thiết kế.
    Chính xác: đúng số chứng từ theo thực tế
    phát sinh.
    Mã khách hàng (đối Tính đầy đủ: nhập đủ mã nhận diện duy Khai báo trước các khách
    tượng quản lý) nhất đối tượng công nợ, không bỏ qua mục hàng đã qua thẩm định bằng
    Mã khách hàng (phục vụ theo dõi công nợ một danh mục khách hàng.
    và thanh toán). Đảm bảo mã nhận diện mỗi
    Tính hợp lệ: đúng kiểu dữ liệu (số hay kí khách hàng là duy nhất,
    tự…), đúng quy định mã hóa (kiểu số tuần không trùng lắp.
    tự hay kiểu khối hay kiểu gợi nhớ) áp dụng Cho phép tham chiếu đến các
    cho mục Mã khách hàng theo thiết kế. dữ liệu mô tả khách hàng khi
    Chính xác: đúng đối tượng công nợ liên mã khách đã xác định.
    quan trong nghiệp vụ phát sinh.
    Tên khách hàng, địa Tính đầy đủ: nhập đủ các dữ liệu mô tả chi Thiết lập cơ chế tham chiếu
    chỉ giao dịch, mã số tiết đối tượng công nợ, không bỏ qua mục tự động đến tên khách hàng,
    thuế…) dữ liệu mô tả khách hàng. địa chỉ giao dịch… sau khi
    Tính hợp lệ: đúng kiểu dữ liệu (kiểu số, kí nhập mã khách hàng.
    tự, hay ngày tháng…), đúng quy định về độ
    rộng mục liệu, thuộc vùng giá trị hợp lệ theo
    thiết kế.
    Chính xác: mô tả chính xác đối tượng công
    nợ liên quan trong nghiệp vụ phát sinh.
    Mã kho xuất bán Tính đầy đủ: nhập đủ mã nhận diện duy
    nhất kho xuất hàng hóa, không bỏ qua mục
    Mã kho (phục vụ quản lý hàng tồn kho).
    Tính hợp lệ: đúng kiểu dữ liệu (số hay kí
    tự…), đúng quy định mã hóa (kiểu số tuần
    tự hay kiểu khối hay kiểu gợi nhớ) áp dụng
    cho mục Mã kho theo thiết kế.
    Chính xác: đúng kho, nơi xuất bán hàng
    hóa trong nghiệp vụ phát sinh.

    96 TXKTQT03_Bai6_v1.0015112224

Download tài liệu Bài giảng Hệ thống thông tin kế toán – Bài 6: Hệ thống thông tin kế toán chu trình bán hàng File Word, PDF về máy