[Download] Tải Bài giảng Hệ thống thông tin kế toán – Bài 4: Hệ thống thông tin kế toán chu trình nhân sự – Tải về File Word, PDF

Bài giảng Hệ thống thông tin kế toán – Bài 4: Hệ thống thông tin kế toán chu trình nhân sự

Bài giảng Hệ thống thông tin kế toán – Bài 4: Hệ thống thông tin kế toán chu trình nhân sự
Nội dung Text: Bài giảng Hệ thống thông tin kế toán – Bài 4: Hệ thống thông tin kế toán chu trình nhân sự

Download


“Bài giảng Hệ thống thông tin kế toán – Bài 4: Hệ thống thông tin kế toán chu trình nhân sự” tập trung vào giới thiệu hệ thống thông tin kế toán chu trình nhân sự tiền lương và các khoản khấu trừ lương của người lao động phục vụ cho chu trình sản xuất. Nội dung bài giới thiệu quy trình thông tin của chu trình nhân sự, các rủi ro tiềm tàng và phương pháp kiểm soát thông tin thuộc chu trình.

Bạn đang xem: [Download] Tải Bài giảng Hệ thống thông tin kế toán – Bài 4: Hệ thống thông tin kế toán chu trình nhân sự – Tải về File Word, PDF

*Ghi chú: Có 2 link để tải biểu mẫu, Nếu Link này không download được, các bạn kéo xuống dưới cùng, dùng link 2 để tải tài liệu về máy nhé!
Download tài liệu Bài giảng Hệ thống thông tin kế toán – Bài 4: Hệ thống thông tin kế toán chu trình nhân sự File Word, PDF về máy

Bài giảng Hệ thống thông tin kế toán – Bài 4: Hệ thống thông tin kế toán chu trình nhân sự

Mô tả tài liệu

Nội dung Text: Bài giảng Hệ thống thông tin kế toán – Bài 4: Hệ thống thông tin kế toán chu trình nhân sự

  1. Bài 4: Hệ thống thông tin kế toán chu trình nhân sự

    BÀI 4 HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN CHU TRÌNH NHÂN SỰ

    Hướng dẫn học
    Để học tốt bài này, sinh viên cần tham khảo các phương pháp học sau:
     Học đúng lịch trình của môn học theo tuần, làm các bài luyện tập đầy đủ và tham gia
    thảo luận trên diễn đàn.
     Đọc tài liệu:
    1. Bộ môn Hệ thống thông tin kế toán, Khoa Kế toán Kiểm toán, Trường Đại học
    Kinh tế Thành phố Hồ Chí Minh (2012), Giáo trình Hệ thống thông tin kế toán,
    chương VII, tập 2, Nhà xuất bản Phương Đông.
    2. Romney, M., Steinbart P., (2012), Accounting Information Systems – International
    Edition. NXB Prentice Hall
    3. Bagranoff, N. et al. (2010), Core Concepts of Accounting Information System,
    NXB Wiley.
    4. James A. Hall (2007), Accounting Information Systems, Lehigh University, 5th
    edition, NXB Thomson South Western.
     Sinh viên làm việc theo nhóm và trao đổi với giảng viên trực tiếp tại lớp học hoặc qua email.
     Tham khảo các thông tin từ trang Web môn học.
    Nội dung
    Bài này tập trung vào giới thiệu hệ thống thông tin kế toán chu trình nhân sự tiền lương và
    các khoản khấu trừ lương của người lao động phục vụ cho chu trình sản xuất. Nội dung
    bài giới thiệu quy trình thông tin của chu trình nhân sự, các rủi ro tiềm tàng và phương
    pháp kiểm soát thông tin thuộc chu trình.
    Mục tiêu
    Sau khi học bài, sinh viên có khả năng:
     Mô tả được những hoạt động kinh doanh chủ yếu và những hoạt động xử lý thông tin
    được thực hiện liên quan đến chu trình tiền lương và quản lý nguồn nhân lực.
     Thảo luận về những quyết định cơ bản trong chu trình tiền lương và quản lý nguồn
    nhân lực và xác định những thông tin cần thiết cho việc đưa ra những quyết định đó.
     Xác định những rủi ro trong chu trình tiền lương và quản lý nhân sự và đánh giá sự
    đầy đủ của những thủ tục kiểm soát nội bộ khác nhau để kiểm soát những rủi ro.

    TXKTQT03_Bai4_v1.0015112224 47

  2. Bài 4: Hệ thống thông tin kế toán chu trình nhân sự

    Tình huống dẫn nhập
    Công ty Đại gia Việt
     Giống như nhiều công ty, công ty Đại gia Việt không ứng dụng đầy đủ các thành phần của hệ
    thống hoạch định tài nguyên doanh nghiệp (Enterprise Resource Planning- ERP). Hệ thống
    này tập trung kết hợp chu trình mua hàng và chu trình doanh thu với chu trình sản xuất
    nhưng lại sử dụng tách rời hệ thống quản trị nguồn nhân lực và hệ thống tiền lương.
     Hệ thống tiền lương dưới sự kiểm soát của phòng kế toán, lập các séc thanh toán lương cho
    người lao động và duy trì việc kế toán tiền lương theo quy định của chính phủ. Hệ thống
    quản trị nguồn nhân lực do phòng Quản lý nguồn nhân lực quản lý. Phòng này cập nhật tệp
    hồ sơ nhân sự, kỹ năng, thay đổi tiền lương của lao động.
     Mỗi hệ thống cập nhật thay đổi trên tệp tin tách biệt của riêng mỗi phòng. Điều này rất khó
    khăn cho nhân viên kế toán lập các báo cáo kết hợp giữa dữ liệu tiền lương và dữ liệu quản lý
    nguồn nhân lực.
     Phương Thảo – một phó giám đốc mới được bổ nhiệm phụ trách lĩnh vực lao động tiền lương
    trong công ty. Cô muốn tìm hiểu và giải quyết vấn đề khó khăn trong quản lý nguồn nhân lực
    và tiền lương của công ty nên cô thảo luận với Ngân Hà – Trưởng phòng kế toán và Quốc
    Quân – Trưởng phòng quản trị nguồn nhân lực của công ty.

    Theo các bạn, Phương Thảo cần thảo luận những vấn đề gì với 2 trưởng phòng để
    giải quyết vấn đề của công ty Đại Gia Việt?

    48 TXKTQT03_Bai4_v1.0015112224

  3. Bài 4: Hệ thống thông tin kế toán chu trình nhân sự

    4.1. Khái quát chung về chu trình nhân sự
    Nguồn nhân lực trong một doanh nghiệp là một trong những nguồn lực quan trọng và
    tốn kém nhất. Vấn đề quản trị nguồn nhân lực ngày càng trở nên phức tạp vì sự thay
    đổi liên tục của lao động trong doanh nghiệp liên quan đến tiền lương và quản lý
    người lao động trong một nền kinh tế biến đổi không ngừng, cũng như sự gia tăng của
    những điều luật và quy định về lao động. Chu trình tiền lương và quản lý nguồn nhân
    lực là những hoạt động kinh doanh thường xuyên và liên quan đến hoạt động xử lý dữ
    liệu kết hợp với việc quản lý lực lượng lao động trong doanh nghiệp. Những công việc
    quan trọng trong quá trình này bao gồm:
    1. Tuyển dụng và thuê mới người lao động;
    2. Đào tạo;
    3. Phân công công việc;
    4. Trả lương;
    5. Đánh giá thành quả;
    6. Chấm dứt lao động do tự nguyện hay chấm dứt hợp đồng.
    Toàn bộ quá trình từ 1 đến 6 được thực hiện 1 lần đối với mỗi người lao động, trong
    khi đó, công việc từ 2 đến 5 được thực hiện lặp đi lặp lại với người lao động trong
    doanh nghiệp. Trong hầu hết các doanh nghiệp, 6 công việc này được phân tách giữa
    hai hệ thống riêng biệt. Công việc thứ tư trả lương người lao động là chức năng chính
    của hệ thống tiền lương. Tại bài chu trình sản xuất, chúng ta đã biết hệ thống tiền
    lương phân bổ chi phí lao động cho sản phẩm và các bộ phận để cung cấp thông tin
    cho quá trình định giá sản phẩm và đưa ra các quyết định kinh doanh. Hệ thống quản
    lý nhân lực thực hiện các hoạt động khác (5 hoạt động còn lại). Ở một số doanh
    nghiệp hai hệ thống này thường tách biệt. Hệ thống quản lý nguồn nhân lực thường do
    giám đốc quản lý nguồn nhân lực đảm nhiệm, trong khi đó hệ thống tiền lương sẽ do
    giám đốc tiền lương quản lý. Tuy nhiên, trong hệ thống ERP thì 2 quá trình này kết
    hợp với nhau.
    Hệ thống quản lý nguồn nhân lực liên quan đến các hoạt động như thuê mướn, đào
    tạo, chuyển giao… và thu thập thông tin về sử dụng thời gian lao động xảy ra hàng
    ngày. Quá trình xử lý thực tế xảy ra định kỳ bởi vì tại hầu hết các doanh nghiệp, lao
    động được trả lương hàng tuần hàng tháng. Do vậy, quy trình tiền lương thường được
    xử lý theo lô.
    Các doanh nghiệp thành công phụ thuộc vào kỹ năng và sự cải tiến của nhân viên bởi
    vì những kiến thức và kỹ năng của lao động sẽ ảnh lưởng trực tiếp tới chất lượng hàng
    hóa, dịch vụ. Thật vậy, đối với những doanh nghiệp cung cấp dịch vụ chuyên nghiệp
    như hãng tư vấn về kế toán, luật… thì kiến thức và kỹ năng của người lao động là
    thành phần chính của sản phẩm của doanh nghiệp và chi phí lao động là chi phí chính
    tạo ra doanh thu và lợi nhuận của doanh nghiệp. Ngay cả ở những doanh nghiệp sản
    xuất, chi phí lao động trực tiếp chiếm tỷ trọng nhỏ so với tổng chi phí sản xuất trực
    tiếp, người lao động cũng vẫn đóng vai trò chính chủ yếu ảnh hưởng đến kết quả hiệu
    quả sản xuất và tỷ lệ sản phẩm hỏng của doanh nghiệp. Các nghiên cứu đều cho thấy
    kỹ năng và kiến thức của người lao động có thể có giá trị nhiều lần so với những tài

    TXKTQT03_Bai4_v1.0015112224 49

  4. Bài 4: Hệ thống thông tin kế toán chu trình nhân sự

    sản hữu hình khác như hàng tồn kho, tài sản, thiết bị.
    Để sử dụng hiệu quả người lao động trong doanh nghiệp, hệ thống tiền lường và quản
    lý nguồn nhân lực phải thu thập và lưu trữ những thông tin cung cấp cho nhà quản trị
    trả lời những câu hỏi sau:
     Doanh nghiệp cần bao nhiêu người lao động để hoàn thành kế hoạch chiến lược?
     Người lao động cần có những kỹ năng chuyên ngành nào?
     Những kỹ năng nào cần đáp ứng trong ngắn hạn? những kỹ năng nào cần thành thạo?
     Những chương trình đào tạo hiện tại nhằm duy trì và cải thiện trình độ kỹ năng của
    người lao động hiệu quả như thế nào?
     Hiệu suất làm việc của người lao động hiện nay được cải thiện hay sụt giảm?
     Có những vấn đề nào về lợi nhuận, sự chậm trễ, hay sự vắng mặt của lao động tại
    doanh nghiệp không?
    Cơ sở dữ liệu về tiền lương và quản lý nguồn nhân lực cung cấp những thông tin cần
    thiết để trả lời những câu hỏi như trên. Tuy nhiên, nó chỉ là những thông tin mô tả,
    như người lao động cần phải có những kỹ năng và họ đã tham dự các chương trình
    đào tạo khác nhau. Mặc dù những thông tin như vậy cho phép các nhà quản trị đưa ra
    các quyết định liên quan đến nhân viên, nhưng nó không giúp nâng cao kiến thức và
    kinh nghiệm cho những nhân viên trong doanh nghiệp.
    Để sử dụng hiệu quả kỹ năng và kiến thức của người
    lao động, nhiều doanh nghiệp đã đầu tư vào hệ thống
    quản lý kiến thức. Hệ thống quản lý kiến thức không
    chỉ cung cấp thông tin để xác định trực tiếp những lĩnh
    vực chuyên môn của người lao động mà còn thu thập
    và lữu trữ những kiến thức đó nhằm chia sẻ và cung
    cấp cho những người khác sử dụng thông tin. Hệ thống
    quản lý kiến thức có thể cải thiện năng suất lao động một cách rõ ràng. Ví dụ như
    những doanh nghiệp tư vấn chuyên nghiệp thường cung cấp những dịch vụ giống
    nhau cho những khách hàng khác nhau. Phần mềm quản lý kiến thức có khả năng tư
    vấn để đưa ra những giải pháp cho những vấn đề đặc biệt với những dữ liệu được chia
    sẻ. Thông thường, những giải pháp đó có thể được sử dụng như những khuôn mẫu để
    gửi tới những khách hàng khác. Việc sử dụng lại những kiến thức, những giải pháp đó
    sẽ được lưu lại để sử dụng cho những hợp đồng tư vấn trong tương lai. Truy cập vào
    những cơ sở dữ liệu được chia sẻ cũng cho phép người lao động học hỏi những đồng
    nghiệp bị phân tán về mặt địa lý cải thiện kỹ năng của người lao động.
    Nhận ra giá trị của kỹ năng và kiến thức của người lao động có thể giúp doanh nghiệp
    hiểu biết tốt hơn sự kết hợp giữa chi phí thực tế với doanh thu. Thêm vào đó, chi phí
    trực tiếp kết hợp với quá trình thuê mướn (quảng cáo, kiểm tra hồ sơ, phỏng vấn ứng
    viên…) cũng có kết hợp của chi phí với thuê mướn tạm thời, đào tạo nhân viên mới
    với sự giảm năng suất của những nhân viên mới tới khi họ học được đầy đủ kỹ năng
    để thực hiện công việc của họ.
    Tinh thần làm việc của nhân viên rất quan trọng. Tinh thần làm việc của nhân viên
    thấp tạo ra chi phí tài chính và tác động đến doanh thu. Ngược lại, có những bằng
    chứng thấy rằng tinh thần làm việc của nhân viên cao mang lại lợi ích về tài chính. Có

    50 TXKTQT03_Bai4_v1.0015112224

  5. Bài 4: Hệ thống thông tin kế toán chu trình nhân sự

    những nghiên cứu dựa trên thu thập dữ liệu về sự hài lòng của nhân viên, thái độ thực
    tế và sự hài lòng của khách hàng. Phân tích cho thấy, thái độ của nhân viên với công
    việc có liên hệ với thái độ họ cư xử với khách hàng và ảnh hưởng tới sự hài lòng của
    khách hàng. Như vậy, có mối quan hệ giữa tinh thần làm việc của nhân viên với sự hài
    lòng của khách hàng và sẽ ảnh hưởng tới thành quả tài chính của doanh nghiệp. Hiện
    nay, các doanh nghiệp rất chú trọng vào việc kiểm tra, đánh giá, sử dụng thông tin về
    điều kiện làm việc và tinh thần làm việc của nhân viên nhằm cải thiện điều kiện làm
    việc cũng như tinh thần làm việc của nhân viên, đặc biệt là trong điều kiện cạnh tranh
    khốc liệt hiện nay.

    4.2. Quy trình thông tin kế toán chu trình nhân sự
    Sơ đồ 4.1. cho thấy 5 nguồn đầu vào chủ yếu của hệ thống thanh toán lương gồm có:
    Phòng nhân sự, người lao động, các bộ phận sử dụng lao động, cơ quan quản lý nhà
    nước, bảo hiểm và các đơn vị khác. Phòng nhân sự cung cấp thông tin về tuyển dụng,
    chấm dứt hợp đồng, thay đổi thang bậc lương do tăng lương, khuyến khích, khen
    thưởng… Người lao động đóng góp những khoản giảm trừ trong tiền lương. Những
    bộ phận sử dụng lao động cung cấp dữ liệu thực tế về số giờ làm việc của người lao
    động do bộ phận mình quản lý. Cơ quan quản lý nhà nước cung cấp thông tin về thuế
    suất và những hướng dẫn về thủ tục luật lệ liên quan đến tiên lương. Công ty bảo hiểm
    và các tổ chức khác cung cấp thông tin hướng dẫn về cách tính và miễn giảm các
    khoản giảm trừ.
    Sơ đồ 4.1: Các thành phần trong chu trình tiền lương và quản trị nguồn nhân lực

    Thay đổi chế độ lương Séc trả tiền

    Báo cáo Các khoản giảm trừ
    Phòng nhân sự Người lao động

    Dữ liệu chấm công
    Bộ phận sử dụng Hệ thống Séc trả lương
    Ngân hàng
    lao động tính lương
    Báo cáo
    Thuế và báo cáo thuế Thay đổi tỉ lệ và hướng dẫn

    Cơ quan Thuế suất và hướng dẫn Séc và báo cáo Bảo hiểm và các
    Nhà nước công ty khác

    Sơ đồ 4.1 cũng chỉ ra séc (có thể là điện tử) là yếu tố đầu ra cơ bản của hệ thống thanh
    toán tiền lương. Người lao động nhận tiền công tiền lương của mình bằng séc thanh
    toán. Công ty sẽ gửi một séc trả lương tới ngân hàng để chuyển tiền trả lương từ tài
    khoản thông thường tới tài khoản trả lương. Công ty cũng phải phát hành séc tới cơ
    quan thuế, công ty bảo hiểm và các tổ chức khác để thanh toán các khoản phải trả.
    Bên cạnh đó, hệ thống tiền lương cũng cung cấp các báo cáo khác nhau cho các đối
    tượng bên trong và bên ngoài doanh nghiệp.
    Sơ đồ 4.2 cho thấy những hoạt động chủ yếu được thực hiện trong chu trình tiền lương
    như sau:

    TXKTQT03_Bai4_v1.0015112224 51

  6. Bài 4: Hệ thống thông tin kế toán chu trình nhân sự

     Cập nhật tệp tin chủ tiền lương (1.0)
    Hoạt động đầu tiên trong chu trình tiền lương liên quan đến việc cập nhập cơ sở
    dữ liệu gốc tiền lương phản ánh những thay đổi trong nội bộ doanh nghiệp như
    tuyển dụng mới, chấm dứt hợp đồng lao động, thay đổi thang, bậc lương hoặc thay
    đổi tỷ lệ giữ lại trong lương của người lao động. Ngoài ra, việc cập nhật còn cập
    nhật để phản ánh những thay đổi về thuế suất và giảm trừ các khoản bảo hiểm.
    Phòng nhân sự có trách nhiệm cập nhật thường xuyên cơ sở dữ liệu gốc về tiền
    lương cho những thay đổi liên quan đến người lao động, Trong khi đó, phòng tiền
    lương cập nhật thông tin về thuế suất và khoản giảm trừ tiền lương khác khi có
    thông tin thay đổi từ cơ quan quản lý nhà nước và công ty bảo hiểm. Mặc dù tiền
    lương được xử lý theo lô, phòng quản trị nhân lực có thể cập nhật dữ liệu gốc tiền
    lương bằng truy cập trực tuyến với mục đích là tất cả những thay đổi tiền lương
    được cập nhật theo đúng cách và phản ánh đúng kỳ trả lương. Những bản ghi của
    những lao động đã ra khỏi công ty không nên bị xóa ngay lập tức bởi vì những báo
    cáo thuế cuối năm thường đòi hỏi cả những thông tin, nghĩa vụ của những lao
    động của doanh nghiệp trong suốt năm đó.
    Sơ đồ 4.2: Các hoạt động chủ yếu trong chu trình tiền lương và quản trị nguồn nhân lực

    Phòng nhân lực Cơ quan Công ty
    Nhà nước bảo hiểm

    Những thay đổi Thuế suất
    Tỷ lệ Thuế tiền lương và
    các báo cáo Séc và các
    báo cáo

    Người lao động Các khoản giữ Cập nhật Các khoản giảm
    lại và các dữ liệu gốc trừ và thuế suất
    khoản giảm trừ 1.0
    Chi trả thuế
    Dữ liệu gốc và các khoản
    tiền lương giảm trừ
    5.0
    Bộ phận sử dụng
    lao động
    Sổ cái tổng hợp
    Tính bảng
    Thẻ thời gian và lương
    phiếu thời gian 3.0 Báo cáo
    công việc
    Dữ liệu có mặt
    và thời gian
    Séc thanh toán Bộ phận sử dụng
    hiện hữu
    Tiền lương lao động
    Chấm công
    2.0

    Chi trả tiền
    Séc trả Ngân hàng
    lương
    lương
    4.0

     Chấm công (2.0)
    Bước thứ hai trong chu trình tiền lương là xác nhận dữ liệu thời gian làm việc của
    người lao động. Dữ liệu về thời gian thời gian làm việc của người lao động phụ

    52 TXKTQT03_Bai4_v1.0015112224

  7. Bài 4: Hệ thống thông tin kế toán chu trình nhân sự

    thuộc vào tình trạng, phương thức thanh toán với người lao động. Đối với người
    lao động dựa trên cơ sở giờ lao động, nhiều doanh nghiệp sử dụng thẻ chấm công
    để ghi nhận thời gian làm việc hàng ngày của người lao động từ lúc đến đến lúc
    người lao động ra về. Đối với những người lao động nhận lương theo lương tháng
    cố định như giám đốc, nhân viên chuyên nghiệp… thì thường ghi nhận thời gian
    làm việc dựa vào thẻ chấm công. Đồng thời những người giám sát có thể giám sát
    sự có mặt của những người lao động này dựa trên công việc của họ.
    Với những doanh nghiệp sản xuất cũng sử dụng thẻ chấm công để ghi nhận dữ liệu
    chi tiết về người lao động sử dụng thời gian của họ như thế nào trong công việc tại
    doanh nghiệp. Dữ liệu của thẻ chấm công được sử dụng để phân bổ chi phí lao
    động giữa các phòng ban khác nhau, trung tâm chi phí, công việc sản xuất. Với
    những doanh nghiệp dịch vụ như kế toán, luật, tư vấn… theo dõi thời gian để thực
    hiện các công việc khác nhau với khách hàng thông qua dữ liệu trên bảng chấm
    công. Doanh nghiệp sử dụng bảng chấm công của người lao động để phân bổ chi
    phí và tính hóa đơn dịch vụ cho khách hàng.
    Những nhân viên bán hàng thường được trả thẳng dựa trên cơ sở hoa hồng bán
    hàng hoặc lương cộng với hoa hồng bán hàng. Điều này đòi hỏi những nhân viên
    phải được ghi nhận tổng số doanh thu của từng nhân viên bán hàng một cách chi
    tiết cẩn thận. Bên cạnh đó, một số nhân viên được trả tiền thưởng khi vượt kế
    hoạch doanh số được giao. Hiện nay, ngày càng nhiều doanh nghiệp thực hiện trả
    tiền thưởng khi vượt doanh số nhằm khuyến khích người lao động cải thiện tăng
    năng suất và hiệu quả làm việc. Sử dụng khuyến khích, tiền hoa hồng, tiền thưởng
    đòi hỏi phải liên kết hệ thống tiền lương và hệ thống thông tin bán hàng và các chu
    trình khác để thu thập dữ liệu nhằm tính toán tiền thưởng, hoa hồng cho người lao
    động. Hơn nữa hệ thống tiền thưởng khuyến khích phải được thiết kế phù hợp,
    thực tế, có thể đạt được và có thể đo lường được. Hệ thống này cần phải phù hợp
    với mục tiêu của cả doanh nghiệp nói chung.
     Lập bảng lương (3.0)
    Bước thứ ba trong chu trình tiền lương là lập bảng
    lương. Đầu tiên, dữ liệu giao dịch tiền lương được sắp
    xếp và được phê duyệt theo số lao động. Nếu doanh
    nghiệp xử lý tiền lương từ các bộ phận khác nhau thì
    các tệp giao dịch tiền lương phải được hợp nhất. Tệp
    giao dịch tiền lương đã sắp xếp được dùng để chuẩn bị
    séc trả tiền cho người lao động. Với mỗi người lao
    động, bản ghi của tệp dữ liệu gốc về tiền lương và bản
    ghi giao dịch phù hợp sẽ được đọc và tổng tiền lương
    phải trả sẽ được tính toán. Đối với những lao động làm việc theo giờ, thì số giờ
    làm việc sẽ được nhân với tỷ lệ tiền lương và khoản tiền trả thêm thích hợp như
    tiền thưởng, tiền làm thêm giờ được cộng vào. Đối với những người lao động
    hưởng lương, tổng số tiền phải trả là phần của lương hàng năm. Phần tiền lương
    này phản ánh một giai đoạn làm việc nhỏ hơn. Ví dụ, người lao động hưởng lương
    được thanh toán theo tháng sẽ nhận được 1/12 của tổng tiền lương hàng năm của
    họ. Các khoản tiền hoa hồng, tiền thưởng và các khoản khuyến khích khác cũng

    TXKTQT03_Bai4_v1.0015112224 53

  8. Bài 4: Hệ thống thông tin kế toán chu trình nhân sự

    được tính toán trong tổng số tiền phải trả.
    Tiếp theo, các khoản giảm trừ tiền lương sẽ được tổng hợp. Người lao động sẽ
    nhận được khoản tiền ròng sau khi đã trừ tổng các khoản giảm trừ ra khỏi tổng số
    tiền phải trả. Các khoản giảm trừ tiền lương gồm có hai loại chính: thuế thu nhập
    cá nhân giữ lại và các khoản giảm trừ tự nguyện như kinh phí công đoàn, bảo hiểm
    xã hội, bảo hiểm y tế.
    Khi khoản thực thanh toán được tính toán thì một trường gồm có tổng tiền thanh
    toán, các khoản giảm trừ và khoản thực thanh toán trong mỗi bản ghi của người
    lao động trong tệp tin chủ tiền lương sẽ được cập nhật. Duy trì sự chính xác trong
    tính toán các khoản thu nhập của người lao động hết sức quan trọng bởi vì các
    khoản thuế thu nhập của người lao động đều có những giới hạn, bậc với mức thuế
    khác nhau, doanh nghiệp cần phải biết để tính toán các khoản giảm trừ cho người
    lao động. Hơn nữa, những thông tin này cần phải đảm bảo rằng bao gồm cả tổng
    tiền thuế và các khoản giảm trừ khác được hoãn lại.
    Tiếp theo, sổ tiền lương và các khoản giảm trừ được tạo ra. Sổ tiền lương sẽ liệt kê
    tổng khoản phải trả, các khoản giảm trừ tiền lương và khoản thực phải trả. Đây
    cũng là chứng từ hỗ trợ cho việc chuyển tiền của doanh nghiệp tới tài khoản séc
    trả lương. Sổ các khoản giảm trừ liệt kê tất cả những khoản giảm trừ tự nguyện
    khác nhau cho mỗi người lao động.
    Cuối cùng, hệ thống sẽ in séc trả tiền người lao động. Hệ thống cũng sẽ cung cấp
    báo cáo thu nhập. Báo cáo này sẽ liệt kê tất cả tổng tiền phải trả, các khoản giảm
    trừ và tổng khoản tiền thực trả cho tháng hiện tại và tổng cả năm cho mỗi người
    lao động.
    Mỗi giao dịch tiền lương được xử lý, hệ thống cũng sẽ phân bổ chi phí lao động
    tới tài khoản sổ cái thích hợp bằng việc kiểm tra mã trên bản ghi thẻ chấm công –
    công việc. Hệ thống duy trì vận hành tổng những phân bổ đó tới khi tất cả những
    bản ghi tiền lương của người lao động được xử lý. Những tổng đó, cột tổng trong
    sổ tiền lương, sổ nhật ký chung sẽ được dùng để ghi vào sổ cái sau khi tất cả séc
    trả tiền đã được in ra.
     Chi trả tiền lương (4.0)
    Bước tiếp theo chi trả tiền lương cho người lao
    động bằng việc sử dụng séc thanh toán. Hiện nay,
    hầu hết người lao động trong các doanh nghiệp
    được chi trả tiền lương bằng séc hoặc bằng cách
    chuyển khoản (gửi trực tiếp khoản tiền thực được
    trả vào tài khoản cá nhân tại ngân hàng). Không
    giống như trả bằng tiền mặt, cả hai phương pháp
    đều là công cụ cung cấp những chứng từ chứng minh tổng số tiền lương đã được
    thanh toán.
    Quá trình thanh toán lương như sau:
    o Sau khi séc thanh toán lương đã được chuẩn bị, kế toán thanh toán kiểm tra và
    phê chuẩn vào sổ tiền lương. Một chứng từ thanh toán được chuẩn bị cho phép

    54 TXKTQT03_Bai4_v1.0015112224

  9. Bài 4: Hệ thống thông tin kế toán chu trình nhân sự

    chuyển tiền của doanh nghiệp từ tài khoản séc tới tài khoản thanh toán lương.
    Chứng từ thanh toán này cũng được dùng để làm căn cứ ghi sổ cái.
    o Sau khi kiểm tra lại sổ tiền lương và chứng từ thanh toán, thủ quỹ chuẩn bị và
    ký vào séc chuyển tiền của công ty tới tài khoản thanh toán lương. Nếu doanh
    nghiệp vẫn còn phát hành séc giấy, thủ quỹ cũng kiểm tra, ký và phân phát séc
    tới người lao động. Thủ quỹ có thể gửi lại vào tài khoản ngân hàng của công ty
    bất kỳ séc thanh toán nào không có người nhận. Một danh sách các séc không
    có người nhận sẽ được gửi tới phòng kiểm toán nội bộ của công ty để kiểm tra
    chi tiết hơn.
    o Gửi tiền trực tiếp được trả vào tài khoản cá nhân tại ngân hàng là một cách trả
    lương hiệu quả và tiết kiệm chi phí của quá trình thanh toán lương. Người lao
    động được thanh toán trực tiếp bằng tiền gửi ngân hàng sẽ nhận được bản sao
    của séc thanh toán với tổng số tiền đã được trả vào tài khoản tại ngân hàng và
    một báo cáo thu nhập. Hệ thống tiền lương phải tạo ra một loạt các tệp dữ liệu
    tiền gửi thanh toán lương, mỗi ngân hàng tạo một tệp dữ liệu. Mỗi bản ghi bao
    gồm: Tên người lao động, tài khoản ngân hàng, tổng số tiền đã thanh toán.
    Những tệp dữ liệu này được gửi bằng dữ liệu điện tử tới các ngân hàng tham
    gia giao dịch. Sau đó, những khoản tiền sẽ được chuyển từ tài khoản ngân hàng
    của doanh nghiệp tới tài khoản của người lao động bằng dữ liệu điện tử. Việc
    thanh toán bằng tiền gửi ngân hàng sẽ không cần người thủ quỹ phải ký trên
    séc trả lương. Tuy nhiên, thủ quỹ vẫn phải ủy quyền cho phép chuyển tiền từ
    tài khoản séc của doanh nghiệp.
    o Gửi tiền trực tiếp vào tài khoản ngân hàng sẽ giúp cho doanh nghiệp tiết kiệm
    chi phí mua, xử lý và phân phối séc bằng giấy. Nó cũng giúp giảm phí của
    ngân hàng và chi phí bưu điện. Do vậy, hiện nay hầu hết các doanh nghiệp sử
    dụng và khuyến khích nhân viên của họ sử dụng phương thức thanh toán lương
    bằng chuyển khoản. Tuy nhiên hiện nay, một vài nhân viên của doanh nghiệp
    có thể không có tài khoản ngân hàng. Doanh nghiệp có thể hạn chế việc phát
    hành séc giấy trả lương bằng cách giúp người lao động mở tài khoản tại ngân
    hàng mà doanh nghiệp giao dịch hoặc sử dụng thẻ tín dụng để trả lương cho
    người lao động. Người lao động có thẻ sử dụng thẻ tín dụng để mua sắm hoặc
    rút tiền tại máy rút tiền tự động ATM.
     Chi trả các khoản thuế và các khoản giảm trừ (5.0)
    Hoạt động tiền lương cuối cùng là tính toán và chi
    trả thuế thu nhập và những khoản giảm trừ của
    người lao động với cơ quan nhà nước và các đối
    tượng khác. Người lao động phải trả các khoản
    thuế thu nhập cá nhân cho cơ quan thuế, đóng các
    khoản giảm trừ khác cho các cơ quan như bảo
    hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp,
    kinh phí công đoàn. Doanh nghiệp phải có trách nhiệm đảm bảo rằng các khoản
    giảm trừ và thuế của người lao động được tính toán chính xác và thanh toán đúng
    thời gian quy định. Việc tính toán này được thực hiện trong hệ thống lao động tiền
    lương của doanh nghiệp.

    TXKTQT03_Bai4_v1.0015112224 55

  10. Bài 4: Hệ thống thông tin kế toán chu trình nhân sự

    4.3. Các rủi ro tiềm tàng và thủ tục kiểm soát thông tin chu trình nhân sự
    Tất cả hoạt động của chu trình tiền lương và quản lý nguồn nhân lực phụ thuộc vào sự
    kết hợp dữ liệu bao gồm thông tin về lao động, tiền lương và sử dụng thời gian làm
    việc của nhân viên. Do vậy, rủi ro đầu tiên được liệt kê trong bảng 4.1 là dữ liệu gốc
    không chính xác. Dữ liệu gốc không chính xác có thể gây ra sự thiếu hay thừa nhân
    viên, gây ra sự thiếu hiệu quả do phân công lao động không phù hợp với nhiệm vụ.
    Dữ liệu gốc về tiền lương không chính xác sẽ dẫn đến sai lầm trong trả lương cho
    người lao động, gây ra vấn đề về tinh thần làm việc cho người lao động trong doanh
    nghiệp. Thêm vào đó, doanh nghiệp có thể bị cơ quan thuế phạt tiền thuế liên quan
    đến tiền lương do thông tin tiền lương không chính xác khiến cho chi phí của doanh
    nghiệp không chính xác. Sự sai sót về dữ liệu về thời gian làm việc của nhân viên có
    thể khiến việc đánh giá thành quả của nhân viên không chính xác và khiến cho việc
    tính toán chi phí sản phẩm hàng hóa dịch vụ không đúng so với thực tế.
    Một trong những cách để giảm bớt rủi ro và sự không chính xác và hiệu lực của dữ
    liệu gốc là sử dụng các thủ tục kiểm soát tính nguyên trạng của dữ liệu để giảm rủi ro
    về sai sót của dữ liệu đầu vào. Đồng thời, doanh nghiệp cần hạn chế sự truy cập vào
    những dữ liệu gốc, định dạng hệ thống để chỉ cho phép những nhân viên được phân
    quyền và phải có trách nhiệm mới được thay đổi những dữ liệu gốc. Doanh nghiệp
    cũng phải cần có những báo cáo về toàn bộ sự thay đổi của dữ liệu gốc và xem xét lại
    chúng để xác nhận rằng dữ liệu vẫn chính xác.
    Rủi ro thứ hai trong hệ thống tiền lương và quản trị
    nguồn nhân lực là công bố trái phép những thông tin
    nhạy cảm như tiền lương, đánh giá thành quả của cá
    nhân người lao động. Những công bố như vậy có thể
    gây ra vấn đề về động lực, tinh thần làm việc của
    người lao động nếu người lao động biết được rằng
    họ được trả lương khác biệt so với những đồng
    nghiệp. Thêm vào đó việc công bố trái phép những thông tin về đánh giá thành quả
    hoặc lí do tuyển dụng nhân viên có thể khiến doanh nghiệp gặp vấn đề về tố tụng. Thủ
    tục kiểm soát tốt nhất để giảm rủi ro của công bố trái phép dữ liệu tiền lương là sử
    dụng xác nhận đa yếu tố và kiểm soát an ninh để hạn chế truy cập dữ liệu gốc tiền
    lương và quản trị nguồn nhân lực để đảm bảo rằng chỉ những người lao động cần phải
    truy cập để thực hiện nhiệm vụ của họ mới được truy cập dữ liệu. Doanh nghiệp cần
    định dạng hệ thống của mình để hạn chế khả năng người lao động sử dụng năng lực
    của hệ thống để suy luận ra những thông tin nhạy cảm.
    Rủi ro thứ ba của chu trình lao động, tiền lương là dữ liệu gốc bị mất hoặc bị phá hủy,
    phá hoại. Cách tốt nhất để giảm nhẹ rủi ro này là thuê thủ tục dự phòng và phục hồi
    thảm họa.
    Rủi ro thứ tư của chu trình là tuyển dụng người lao động không có trình độ phù hợp
    hay không có đạo đức. Thuê người lao động không có trình độ phù hợp sẽ làm tăng
    chi phí sản xuất và thuê người lao động không có đạo đức có thể gây ra sự mất cắp về
    tài sản. Cả hai vấn đề này có thể được giải quyết bằng việc thực hiện thủ tục tuyển
    dụng chặt chẽ, phù hợp.

    56 TXKTQT03_Bai4_v1.0015112224

  11. Bài 4: Hệ thống thông tin kế toán chu trình nhân sự

    Rủi ro thứ năm của chu trình là vi phạm luật áp dụng và những quy định về tuyển
    dụng và sa thải người lao động. Cơ quan nhà nước có thể áp đặt những tiền phát đối
    với những doanh nghiệp vi phạm luật lao động.
    Bảng 4.1: Rủi ro tiềm tàng và thủ tục kiểm soát trong chu trình tiền lương
    và quản trị nguồn nhân lực
    Hoạt động Rủi ro tiềm tàng Thủ tục kiểm soát
    Những vấn đề Dữ liệu gốc không chính xác Kiểm soát tính nguyên trạng của quá trình xử
    chung của toàn hoặc không hiệu lực lý dữ liệu.
    chu trình Hạn chế truy cập dữ liệu gốc.
    Xem xét lại toàn bộ những thay đổi của dữ
    liệu gốc.
    Công bố trái phép những Kiểm soát quyền truy cập.
    thông tin nhạy cảm Mã hóa lại thông tin.
    Mất hoặc sự phá hoại, phá Thực hiện thủ tục phụ hồi và dự phòng
    hủy thông tin thảm họa.
    Thuê nhân viên không có Kiểm tra thủ tục tuyển dụng bao gồm kỹ năng,
    trình độ và không có đạo đức lý lịch người tuyển dụng…
    Kiểm tra, điều tra lai lịch phạm tội của tất cả
    các vị trí liên quan đến tài chính – kế toán.
    Vi phạm luật lao động Kiểm tra thấu đáo nhũng tài liệu liên quan đến
    tuyển dụng, đánh giá thành quả nhân viên, sa
    thải nhân viên.
    Cập nhật những thay đổi luật lao động.
    Cập nhật dữ liệu Không phân quyền những Phân tách nhiệm vụ: Phòng quản lý nguồn
    gốc tiền lương thay đổi dữ liệu gốc về nhân lực cập nhật dữ liệu gốc, nhưng chỉ có
    tiền lương phòng tiền lương phát kiểm tra.
    Kiểm soát truy cập.

    Cập nhật dữ liệu gốc không Kiểm tra tính nguyên trạng của quá trình xử lý
    chính xác dữ liệu.
    Quy định phải kiểm tra lại tất cả những thay
    đổi của dữ liệu tiền lương gốc.
    Chấm công người Dữ liệu về sự có mặt và thời Tự động hóa việc thu thập dữ liệu.
    lao động gian làm việc của người lao Dùng nhận dạng sinh trắc học như vân tay,
    động không chính xác khuôn mặt… để chấm công.
    Phân tách nhiệm vụ giữa việc chấm công và
    thẻ thời gian làm việc.
    Giám sát việc kiểm tra lại.
    Lập bảng lương Sai sót trong xử lý tiền lương Kiểm soát tính nguyên trạng của quá trình xử
    lý dữ liệu: Quá trình chạy lô tổng hợp, cộng
    chéo (cộng ngang các tổng cột dọc) Tài khoản
    bù trừ tiền lương…
    Giám sát việc xem xét lại việc ghi vào sổ và
    các báo cáo khác.
    Phát hành báo cáo thu nhập đến người lao động.
    Thanh toán Ăn cắp hoặc Gian lận về Hạn chế những truy cập có thể xóa mất dữ
    tiền lương phân phối trong phiếu liệu tiền lương.
    thanh toán Hạn chế truy cập hệ thống chuyển tiền
    điện tử.
    Đánh số lại và tính toán tất cả séc trả lương
    và kiểm tra lại tất cả các giao dịch chuyển
    khoản điện tử.

    TXKTQT03_Bai4_v1.0015112224 57

  12. Bài 4: Hệ thống thông tin kế toán chu trình nhân sự

    Yêu cầu tất cả các chứng từ thích hợp để
    chứng minh cho các séc thanh toán.
    Hạn chế truy cập cơ sở dữ liệu gốc
    tiền lương.
    Phân tách sự kiểm tra tài khoản tiền lương và
    tài khoản tạm ứng.
    Phân tách nhiệm vụ (giữa tiền mặt và tài
    khoản phải trả, kiểm tra phân bổ tiền thuê
    nhân viên…).
    Kiểm tra sự xác nhận của tất cả người lao
    động đã nhận được séc thanh toán.
    Gửi lại tiền vào tài khoản của doanh nghiệp
    số tiền của những séc không có người nhận
    và tìm hiểu nguyên nhân.
    Thanh toán thuế Quên làm yêu cầu trả tiền Định dạng hệ thống để làm yêu cầu thành
    tiền lương và các toán theo hướng dẫn của cơ quan nhà nước.
    khoản giảm trừ
    Trả tiền không đúng thời gian Định dạng hệ thống để làm yêu cầu
    quy định thanh toán.
    Trả tiền không đúng Kiểm soát tính toàn vẹn, nguyên trạng của
    quá trình xử lý.
    Giám sát việc xem xét lại các báo cáo.
    Người lao động cần xem xét lại các báo cáo
    thu nhập của mình.

    Với từng hoạt động cụ thể của chu trình nhân sự, như trong bảng 4.1 đã đề cập, có thể
    thấy những rủi ro và các thủ tục kiểm soát như sau:
     Rủi ro và kiểm soát cập nhật dữ liệu gốc tiền lương
    Thay đổi không được phép của dữ liệu gốc tiền lương có thể khiến cho chi phí
    không chính thức của lao động tăng lên. Phân tách nhiệm vụ hợp lý là thủ tục kiểm
    soát quan trọng nhất để kiểm soát rủi ro này. Chỉ có phòng nhân sự mới có khả
    năng được phân quyền để cập nhật tệp dữ liệu gốc tiền lương về tuyển dụng, thôi
    việc, tăng lương và khen thưởng. Nhân viên của phòng nhân sự không trực tiếp
    tham gia vào quá trình xử lý tiền lương và phân phối séc trả tiền. Sự phân tách
    nhiệm vụ này ngăn cản người nào đó truy cập để tạo ra người lao động ảo hoặc
    thay đổi tỷ lệ, thang bậc lương và ngăn chặn những séc không trung thực. Thêm
    vào đó, tất cả những thay đổi liên quan đến tệp gốc tiền lương nên được kiểm tra
    lại và được phê chuẩn bởi một người khác. Để thuận tiện cho việc kiểm tra lại, hệ
    thống nên được định dạng để tạo ra những báo cáo liệt kê tất cả những thay đổi
    liên quan đến tiền lương và được gửi tới cho những người giám sát.
    Kiểm soát quá trình truy cập hệ thống tiền lương cũng rất quan trọng. Hệ thống
    nên được định dạng để so sánh tên truy cập và mật khẩu truy cập để xác định
    những hành động của mỗi người lao động được phép thực hiện và xác nhận những
    tệp dữ liệu của mỗi người lao động được phép truy cập.
    Một rủi ro khác là cập nhật dữ liệu gốc tiền lương không chính xác. Điều này có
    thể gây ra sai sót trong việc thanh toán lương với người lao động và thanh toán các
    khoản thuế phải trả với cơ quan nhà nước và các chức khác. Để giảm bớt những
    rủi ro này, doanh nghiệp nên kiểm tra tính hợp lệ số người lao động và kiểm tra sự
    hợp lý của những thay đổi được thực hiện, nên kiểm tra tất cả những giao dịch

    58 TXKTQT03_Bai4_v1.0015112224

  13. Bài 4: Hệ thống thông tin kế toán chu trình nhân sự

    thay đổi tiền lương. Đồng thời các nhà quản trị nên kiểm tra lại các báo cáo của
    toàn bộ những thay đổi của người lao động trong bộ phận làm việc của hộ theo
    đúng cách để phát hiện ra sai sót.
     Rủi ro và kiểm soát hoạt động chấm công người lao động
    Rủi ro chính của hoạt động này là dữ liệu về sự có mặt của lao động và thời gian
    lao động là không chính xác. Dữ liệu không chính xác có thể làm tăng chi phí lao
    động và làm tăng sai sót trong những báo cáo chi phí lao động. Hơn nữa, việc dữ
    liệu không chính xác có thể làm giảm động lực làm việc của người lao động nếu
    séc thanh toán lương không đúng với công sức người lao động được hưởng.
    Sử dụng cách thu thập nguồn dữ liệu tự động có thể làm giảm rủi ro về sai sót
    không mong muốn trong việc thu thập dữ liệu về sự có mặt và thời gian lao động
    của nhân viên. Ví dụ có thể dùng máy đọc thẻ để thu thập dữ liệu tự động cung
    cấp dữ liệu cho hệ thống xử lý tiền lương. Doanh nghiệp cũng có thể ứng dụng
    khoa học công nghệ để thu thập dữ liệu thời gian làm việc của người lao động để
    tăng năng suất lao động và cắt giảm chi phí như sử dụng máy đọc vân tay… để tiết
    kiệm thời gian của người lao động…
    Sử dụng công nghệ thông tin có thể giảm rủi ro liên
    quan đến sự không chính xác của dữ liệu về thời
    gian lao động của người lao động. Một số doanh
    nghiệp hiện nay sử dụng công nghệ nhận dạng sinh
    trắc học như quét bàn tay để xác định lao động ra
    vào nơi làm việc. Mục đích của việc này là ngăn
    cản những người đến muộn hay về sớm. Phân tách
    nhiệm vụ cũng rất quan trọng để giảm rủi ro. Dữ liệu thẻ chấm công sử dụng để
    tính toán tiền lương nên phải phù hợp với dữ liệu Bảng chấm công – công việc sử
    dụng cho tính toán chi phí và mục tiêu quản lý và được kiểm tra bởi người không
    liên quan đến việc tạo ra dữ liệu đó. Tổng thời gian của tất cả các công việc được
    ghi nhận trên Bảng chấm công – công việc không được vượt quá thời gian có mặt
    trên thẻ chấm công của người lao động. Ngược lại, tất cả thời gian làm việc sẽ
    được giải thích trên Bảng chấm công – công việc.
    Thêm vào đó, những người giám sát của của các phòng ban cần phải tiến hành
    giám sát và phê chuẩn thẻ chấm công và Bảng chấm công – công việc cung cấp dữ
    liệu thời gian lao động và sự có mặt của người lao động một cách chính xác
     Rủi ro và kiểm soát của hoạt động lập bảng lương
    Sự phức tạp của quá trình xử lý tiền lương, đặc biệt là các yêu cầu của các luật
    thuế khác nhau, làm cho quá trình xử lý dễ xảy ra sai sót. Việc sai sót có thể làm
    giảm động lực lao động của nhân viên nếu séc thanh toán bị muộn. Ngoài ra việc
    tính không đúng số chi phí liên quan đến lao động còn có thể bị các cơ quan thuế
    phạt nếu sai sót liên quan đến số thuế phải nộp. Có 3 loại kiểm soát nguyên trạng,
    quá trình xử lý dữ liệu có thể làm giảm những rủi ro về sai sót tiền lương như sau:
    o Tổng lô: Ngay cả những hệ thống quản lý tiền lương và quản trị nguồn nhân
    lực hiện đại cũng vẫn sử dụng quá trình xử lý lô dữ liệu tiền lương. Do đó, tổng
    lô dữ liệu nên được tính toán khi ghi các nghiệp vụ vào sổ sách và nên được

    TXKTQT03_Bai4_v1.0015112224 59

  14. Bài 4: Hệ thống thông tin kế toán chu trình nhân sự

    kiểm tra lại suốt các bước của quá trình xử lý dữ liệu. Một dữ liệu tổng lô được
    coi là phù hợp với dữ liệu tiền lương nếu:
    (1) Tất cả bản ghi tiền lương đã được xử lý;
    (2) Dữ liệu đầu vào chính xác;
    (3) Không có Thẻ thời gian không có thật được ghi vào dữ liệu trong quá trình
    xử lý.
    Nếu tổng lô không phù hợp, doanh nghiệp cần phải có bằng chứng của một lỗi
    tiền lương để sửa chữa ngay lập tức.
    o Cộng chéo (cộng ngang các tổng cột dọc) Tổng của các cột Thực thanh toán phải
    bằng tổng các khoản phải trả trừ đi các khoản giảm trừ. Nếu không bằng nhau, thì
    đã có sai sót trong quá trình xử lý và cần phải được phát hiện và sửa chữa.
    o Sử dụng tài khoản bù trừ tiền lương: Tài khoản
    bù trừ tiền lương là tài khoản sổ cái được sử
    dụng trong quá trình xử lý 2 bước để kiểm tra
    tính chính xác và đầy đủ của việc ghi nhận chi
    phí tiền lương và phân bổ chi phí đến các trung
    tâm chi phí một cách thích hợp. Đầu tiên, tài
    khoản bù trừ tiền lương sẽ được ghi nợ tổng số
    tiền phải trả/Ghi có tổng số tiền lương thực trả và ghi có số tiền của các khoản
    giữ lại vào các tài khoản phải trả riêng biệt khác nhau. Thứ hai, quá trình kế
    toán chi phí phân bổ chi phí lao động thành các loại chi phí khác nhau và ghi
    có tài khoản bù trừ tiền lương cho tổng khoản chi phí lao động đã phân bổ.
    Tổng khoản tiền ghi có trên tài khoản bù trừ tiền lương phải bằng tổng số tiền
    đã ghi nợ của tiền thực trả và khoản tiền giữ lại.
    Thêm vào đó, những người giám sát nên xem xét lại việc ghi vào sổ và các báo
    cáo khác nhằm phát hiện để xác định các sai sót của quá trình xử lý tiền lương.
    Phát hành báo cáo thu nhập đến người lao động để phát hiện được các sai sót
    một cách rõ ràng bởi vì người lao động sẽ có thể phát hiện ra sai sót tiền lương
    một cách dễ dàng vì đây là quyền lợi trực tiếp của họ.
    Cần phải phân loại một cách chính xác những người lao động trong doanh
    nghiệp, là người lao động của doanh nghiệp hay người thầu khoán, người lao
    động ngắn hạn hay lao động theo vụ việc, thời vụ. Bởi vì nếu không phân loại
    đúng, doanh nghiệp có thể phải trả nhầm các khoản thuế, thậm chí có thể bị cơ
    quan thuế phạt. Vấn đề này thường phát sinh khi các nhà quản trị tại các bộ
    phận muốn cố gắng phá vỡ sự thuê mướn ổn định bằng việc sử dụng những
    người thầu khoán độc lập. Phòng quản trị nhân lực nên kiểm tra lại các hợp
    đồng hoặc quyết định thuê khoán tạm thời.
     Rủi ro và kiểm soát hoạt động thanh toán tiền lương
    Một số rủi ro trong quá trình thanh toán lương là gian lận trong phiếu chi lương
    hoặc mất trộm séc thanh toán lương hay phát hành séc thanh toán cho người lao
    động không có thật hoặc người lao động đã chấm dứt hợp đồng. Điều này có thể
    khiến cho doanh nghiệp bị tăng chi phí và mất tiền. Những rủi ro này có thể được
    giảm thiểu bằng các thủ tục kiểm soát sau:

    60 TXKTQT03_Bai4_v1.0015112224

  15. Bài 4: Hệ thống thông tin kế toán chu trình nhân sự

    o Hạn chế những truy cập có thể xóa mất dữ liệu tiền lương, hạn chế truy cập hệ
    thống chuyển tiền điện tử, hạn chế truy cập cơ sở dữ liệu gốc tiền lương bằng
    thủ tục xác nhận đa yếu tố. Việc sử dụng sự xác nhận đa nhân tố cũng giảm rủi
    ro của việc tạo ra những séc cho người lao động không tồn tại.
    o Đánh số lại và tính toán tất cả séc trả lương và kiểm tra lại tất cả các giao dịch
    chuyển khoản điện tử.
    o Thủ quỹ phải ký tất cả séc thanh toán lương và
    phải yêu cầu tất cả các chứng từ thích hợp để
    chứng minh cho các séc thanh toán lương (sổ
    tiền lương và chứng từ thanh toán lương).
    o Thêm vào đó, séc trả lưởng không được dùng để rút tiền trên tài khoản thông
    thường ngân hàng của doanh nghiệp. Thay vào đó, phục vụ cho mục tiêu kiểm
    soát, cần phải sử dụng tài khoản thanh toán lương tách biệt với tài khoản thông
    thường của doanh nghiệp tại ngân hàng. Điều này có thể dễ dàng thích hợp với
    quỹ tiền lương và phát hiện những séc thanh toán giả mạo.
    o Phân tách nhiệm vụ (giữa tiền mặt và tài khoản phải trả, kiểm tra phân bổ tiền
    thuê nhân viên…) cũng là một thủ tục quan trọng để hạn chế rủi ro. Kế toán
    thanh toán có trách nhiệm ghi sổ tiền lương. Thủ quỹ chịu trách nhiệm phân
    phát séc thanh toán. Người phân phát séc thanh toán hoặc phê chuẩn giao dịch
    chuyển tiền điện tử không có nhiệm vụ nào khác liên quan đến nhiệm vụ quản
    trị lao động.
    o Gửi lại tiền vào tài khoản của doanh nghiệp số tiền của những séc không có
    người nhận và tìm hiểu nguyên nhân, có thể phải đối chiếu lại với dữ liệu tiền
    lương gốc. Bởi vì, điều này có thể xảy ra khi người lao động không tồn tại hoặc
    người lao động đã nghỉ việc.
     Rủi ro và kiểm soát của hoạt động tính các khoản thuế và các khoản khấu trừ
    Hoạt động tiền lương cuối cùng là tính toán thanh toán thuế thu nhập và những
    khoản giảm trừ của người lao động với cơ quan nhà nước và các đối tượng khác.
    Các rủi ro có thể gặp phải trong hoạt động này là: Quên làm yêu cầu trả tiền, thanh
    toán tiền không đúng thời gian quy định, sai sót trong thanh toán tiền. Những rủi
    ro này có thể khiến doanh nghiệp bị các cơ quan nhà nước phạt hoặc bị người lao
    động khướu nại.
    Những thông tư, văn bản quy phạm pháp luật của nhà nước của cơ quan bảo hiểm
    có thể cung cấp những hướng dẫn cho doanh nghiệp về việc tính toán và thanh
    toán các khoản thuế và các khoản giảm trừ của người lao động. Doanh nghiệp cần
    căn cứ vào những quy định này để định dạng hệ thống tiền lương và thanh toán
    một cách tự động trong quá trình xử lý dữ liệu tiền lương, thuế thu nhập của người
    lao động và các khoản trích theo lương nhằm giảm thiểu rủi ro nộp các khoản
    không đúng thời gian quy định. Kiểm soát sự toàn vẹn của quá trình xử lý dữ liệu,
    cộng ngang các cột dọc, chạy tổng lô có thể giảm thiểu những sai sót trong tính
    toán. Những người kiểm soát cần giám sát các bao cáo tiền lương một cách định
    kỳ để phát hiện những sai sót. Thêm vào đó cần cung cấp cho người lao động báo
    cáo thu nhập để họ phát hiện và báo cáo những vấn đề sai sót.

    TXKTQT03_Bai4_v1.0015112224 61

  16. Bài 4: Hệ thống thông tin kế toán chu trình nhân sự

    Tóm lược cuối bài
    Hệ thống thông tin quản lý lao động và tiền lương bao gồm hai hệ thống con vừa có sự liên hệ
    mật thiết, vừa có sự tách biệt là quản lý lao động và tiền lương. Hệ thống quản lý lao động ghi
    nhận và xử lý các hoạt động của thuê mới, tuyển dụng, đào tạo, phân công công việc, đánh giá và
    sa thải người lao động. Hệ thống tiền lương ghi nhận và xử lý dữ liệu để thanh toán tiền lương
    tiền công cho người lao động.
    Hệ thống thông tin quản lý lao động và tiền lương phải được thiết kế tuân theo nhiều quy định
    của chính phủ liên quan đến cả thuế và các quy định về lao động. Hơn nữa, các thủ tục kiểm soát
    phù hợp phải được thiết kế để ngăn cản được các rủi ro như:
     Trả thừa người lao động do dữ liệu về thời gian và sự có mặt của người lao động không có
    giá trị.
     Trả tiền cho người lao động không có thật.
    Những rủi ro này có thể được giảm thiểu bằng việc phân tách nhiệm vụ phù hợp, đặc biệt trong
    việc thực hiện các chức năng như: Cho phép và thực hiện sự thay đổi đối với dữ liệu gốc tiền
    lương liên quan đến tuyển dụng, sa thải, tăng lương… ghi nhận và xác nhận thời gian làm việc
    của lao động, chuẩn bị séc thanh toán, phân phối séc thanh toán, sự khớp nhau tài khoản tiền
    lương tại ngân hàng.

    62 TXKTQT03_Bai4_v1.0015112224

  17. Bài 4: Hệ thống thông tin kế toán chu trình nhân sự

    Câu hỏi ôn tập
    1. Cho biết các mục tiêu của chu trình nhân sự?
    2. Cho biết các hoạt động chủ yếu trong chu trình nhân sự và các biện pháp có thể làm tăng hiệu
    quả của các hoạt động này?
    3. Chu trình nhân sự có thể gặp các rủi ro gì và các hoạt động kiểm soát nhằm hạn chế và phòng
    chống các rủi ro đó?

    TXKTQT03_Bai4_v1.0015112224 63

Download tài liệu Bài giảng Hệ thống thông tin kế toán – Bài 4: Hệ thống thông tin kế toán chu trình nhân sự File Word, PDF về máy