[Download] Quy trình và bộ chứng từ xuất nhập khẩu hàng hóa – Tải về File Word, PDF

 Phương tiện vận chuyển chủ yếu là tàu biển công suất lớn.
 Quãng đường vận chuyển ở trên mặt biển (mặt nước).
 Tuyến vận tải thường đi qua nhiều cảng biển.

1.2 Ưu nhược điểm của vận tải quốc tế bằng đường biển.
1.2.1 Ưu điểm.

 Năng lực chuyên trở của vận tải đường biển rất lớn.
 Chi phí vận tải đường biển thường thấp hơn chi phí các phương thức vận tải
khác khá nhiều.
 Chuyên trở được hàng kồng kềnh, đa dạng ( đây là ưu điểm đã làm cho vận
tải đường biển trở nên được sử dụng phổ biến trên thế giới từ trước tới nay).
1.2.2 Nhược điểm.

 Thời gian chuyên trở hàng hóa khá dài so với các hình thức vận tải khác.
 Vận tải đường biển đòi hỏi kỹ thuật cao về bảo quản chất lượng hàng hóa
trên tàu.
 Rủi ro trong quá trình vận tải bằng đường biển là khá cao và nguy hiểm.

1.3 Thực trạng vận tải quốc tế bằng đường biển của Việt Nam.

 Khối lượng hàng hóa vận chuyển bằng đường biển chiếm gần 80% tổng
khối lượng hàng hóa vận chuyển trên toàn thế giới.
 Việt Nam có hơn 3500 km đường biển trải dài từ Bắc –Trung- Nam.
 Quy trình và các nghiệp vụ về bộ chứng từ thực tế về vấn đề vận tải quốc tế
đường biển trong Logistics tương đối là phức tạp .
 Các doanh nghiệp về xuất nhập khẩu trong nước còn yếu trong khâu chuẩn
bị bộ chứng từ và phát hiện những lỗi sai trong chứng từ.
II.QUY TRÌNH VÀ BỘ CHỨNG TỪ THỰC TẾ VỀ VẤN ĐỀ VẬN TẢI
QUỐC TẾ BẰNG ĐƯỜNG BIỂN.
2.1 Quy trình và bộ chứng từ thực tế về vấn đề xuất khẩu hàng hóa trong vận
tải quốc tế đường biển. ( 10 bước)
B1: Xin giấy phép ( if any) => giấy phép.

TH1: Không phải xin giấy phép xuất khẩu đối với những hàng hóa hoặc dịch vụ.

 Khi cơ quan hoặc doanh nghiệp bạn kinh doanh những mặt hàng thông
thường được sự cho phép của cড quan chủ quản hoặc các bộ chuyên ngành .
TH2: Bắt buộc phải xin giấy phép xuất khẩu.

 Đối với những hàng hóa thuộc diện quản lý đặc biệࡴ của chính phủ.
 Những hàng hóa cần cấp phép xuất khẩu là những mặt hàng bị hạn chế hay
xuất khẩu có điều kiện, khi kinh doanh những mặt hàng này đòi hỏi phải xin
giấy phép từ các cơ quan có tࡴẩm quyền.
 Bộ hồ sơ xin giấp phép xuất khẩu bao gồm:
 Đơn xin cấp phép
 Hợp đồng xuất khẩu
 Báo cáo tình hình thực hiện

 Khi thanh toán bằnࡴ tiền mặt đòi hỏi nhà xuất khẩu phải hoàn tất các thủ tục
thanh toán để làm chứng từ kế toán.
 Chứng từ quan trọng nhất để thanh toán bằng tiền mặt là hóa đơn kiêm phiếu
thu tiền.
 Hóa đơn thương mại hay phiếu thu tiền kiêm hóa đơn bán hàng đều là những
chứng từ ghi nhận các nội dung về hàng hóa, số lượng đơn giá và số tiền
thanh toán.
Chú ý: Lưu ý quan trọng nhất khi thanh toán bằng tiền mặt là nhà xuất khẩu hàng
hóa phải kiểm tra được chất lượng tiền và số lượng tiền.
(Ví dụ : Hóa đơn kiêm phiếu thu tiền)

TH2: Thanh toán bằng phương thức nhờ thu.

 Trong trường hợp thanh toán bằng phương thức nhờ thu thì nhà xuất khẩu
phải cẩn trọng hơn vì phương thức này thường không an toàn cho nhà xuất
khẩu.

 Trong trường hợp thanh toán bằng điện chuyển tiền nhà xuất khẩu thường
quan tâm tới thời điểm thanh toán.
 Nếu được thanh toán trước thì các nhà xuất khẩu chỉ cần kiểm tra bản fax,
điện chuyển tiền của đối tác để đối chiếu với tài khoản ngoại tệ ở ngân hàng.
 Trên thực tế khi nhận được giấy báo có của ngân hàng thì nhà xuất khẩu mới
thực sự an tâm xuất hàng hóa và đảm bảo thanh toán được tiền hàng.
Chú ý: Để đảm báo chắc chắn nhà xuất khẩu nhận được tiền từ đối tác thì nhà xuất
khẩu phải làm 2 nghiệp vụ sau:
 Phải yêu cầu nhà nhập khẩu có bản sao lệnh chuyển tiền.
 Liên hệ trực tiếp với ngân hàng xem tiền có thực sự nổi
trên tài khoản ngoại tệ của mình hay không.
(VD: Lấy ví dụ về một bản TT,TTR)
TH4: Thanh toán bằng thư tín dụng chứng từ(L/C).

 Đầu tiên nhà xuất khẩu phải xem xét kỹ các nội dung của thư tín dụng.
 Phương thức thanh toán của thư tín dụng là trả chậm, ngay,dần.
 Hình thức của thư tín dụng.
 Kiểm tra nội dung của thư tín dụng như: Ngày, ngân hàng phát hành, nơi và
địa điểm hết hạn tín dụng, loại tiền và tổng giá trị của lô hàng.
 Kiểm tra các điều kiện và nội dung của hàng hóa theo tinh thần hợp đồng
như: Tên người hưởng lợi, tên ngân hàng, tên tài khoản.

 Tổ chức mạng lưới thu mua.
 Tổ chức tuyển chọn và lưu giữ.
 Vận chuyển bảo quản nhập kho và xuất khẩu.

TH2: Gia công chế biến xuất khẩu.
Các bước cần làm là:

 Rà soát các khâu, quá trình sản xuất và bố trí trang thiết bị và nhân sự.
 Ký hợp đồng thu mua nguyên vật liệu hoặc nhận vật tư.
 Tổ chức sản xuất hoặc gia công.
 Kiểm tra hàng nhập kho để chờ xuất khẩu.
TH3: Liên doanh liên kết để xuất khẩu.
Các bước chuẩn bị hàng xuất là:

 Ký kết hợp đồng đặt hàng hoặc ký kết hợp đồng xuất khẩu.

TH1: Nhà xuất khẩu tự kiểm tra và phát hành chứng thư.
Các bước cần thực hiện là:

 Ra quyết định thành lập hội đồng chứng thư:PGĐ kinh doanh, trưởng phòng
xuất nhập khẩu, trưởng phòng tài chính.
 Tổ chức tiến hành kiểm tra hàng mẫu theo các phương pháp.
 Lập biên bản đánh giá với đầy đủ chữ ký của hội đồng.
 Soạn thảo và trình ký chứng thư.

TH2: Chứng thư do cơ quan thuê ngoài cấp.
Các bước cần làm để có được chứng thư:

 Liên hệ với các công ty giám định như: SGS,VINACONTROL..để lấy lịch
trình và bảng báo giá.
 Thỏa thuận giá cả và lên hợp đồng.

 Liên hệ với đại lý vận chuyển để lấy thông tin về lịch trình và giá cước.
 Lựa chọn hãng vận chuyển, chuyến vận chuyển và đăng ký chuyển hàng,
thuê dịch vụ cần thiết như vỏ công bốc xếp.
 Tổ chức giao hàng cho hãng vận chuyển , người chuyên chở ký biên bản
giao hàng.
 Cung cấp thông tin bổ sung cho hãng vận chuyển chuẩn bị vận đơn.
 Đổi biên lai hay biên bản lấy vận đơn và thanh toán cước phí.
Chú ý: Trong bước này sẽ xuất hiện vận đơn đường biển B/L.
B6: Mua bảo hiểm ( if any).
Việc mua bảo hiểm cũng không phải là bắt buộc đối với nhà nhập khẩu.Trong
các điều kiện mua bán theo các điều kiện CIF,CIP nhà xuất khẩu mới thực hiện
nghiệp vụ mua bảo hiểm.
Để mua được bảo hiểm nhà xuất khẩu phải có hợp đồng ngoại thương và các
chưng từ liên quan đến việc giao hàng theo hợp đồng đó.
Vì vậy cần xem xét kỹ hợp đồng và thư tín dụng để thực hiện các nghiệp vụ sau:

 Giao danh mục hàng xuất khẩu(Cargo list) và đăng ký với phòng điều độ bố
trí kho bãi và lập phương án xếp dỡ.
 Lấy lệnh nhập hàng vào kho hàng.
 Giao hàng vào kho bãi.
TH2: Đối với hàng xuất khẩu không cần lưu kho lưu bãi hãy giao trực tiếp cho
hãng tàu vận chuyển các nghiệp vụ này bao gồm:

 Kiểm dịch hay kiểm nghiệm( nếu có).
 Thông báo ngày giữa phương tiện dự kiến đến cảng cho cảng biển, chấp
nhận thông báo sẵn sàng.
 Giao cho các danh mục hàng xuất khẩu phối hợp với thuyền phó lên phương
án sơ đồ xếp hàng(Cargo plan).

 Liên hệ với hãng vận chuyển hay đại lý để lấy đăng ký gửi hàng kèm danh
mục hàng xuất.
 Thuê hay mượn vỏ công bằng cách lấy lệnh cấp vỏ từ hãng kèm phiếu đóng
gói và kẹp chì hãng tàu.
 Đóng hàng vào công kẹp chì hàng tài vận chuyển đến cảng biển.
 Lấy biên bản giao nhận để làm căn cứ giao hàng lên tàu và đổi lấy vận đơn.
TH2: Nhà xuất khẩu gửi hàng lẻ cũng thực hiện các bước như đóng hàng nguyên
công nhưng cần bỏ sung cách giao hàng không dùng nguyên vỏ công.

 Hàng hóa sẽ giao cho người chuyên chở để gom hàng đống công tại địa
điểm của hãng vận chuyển hay đại lý ấn định.
 Người chuyên chở xếp công lên tầu và ký phát vận đơn cho người gửi hàng.
B9: Làm thủ tục thanh toán.

TH1: Thanh toán bằng tiền mặt hay chuyển tiền.
Trong trường hợp thanh toán bằng tiền mặt hay chuyển tiền sau khi giao hàng
thì nghiệp vụ làm thủ tục thanh toán thực hiện tương tự như khi kiểm tra xác nhận
thanh toán.
TH2: Thanh toán bằng phương thức nhờ thu.
Trong trường hợp thanh toán bằng phương thức nhờ thu cần chú ý đến các
nghiệp vụ yêu cầu thanh toán từ phía nhà xuất khẩu.Để đảm bảo được thanh toán

 Tất cả chứng từ phải hợp lệ, không thừa không thiếu chứng từ.
 Bộ chứng từ phải không có sai sót về mặt hình thức, chữ viết, ký tự hay nội
dung.
 Số lượng chứng từ về bản sao và bản chính phải đầy đủ.
 Xuất trình trong thời hạn hiệu lực của thư tín dụng và của hợp đồng.
B10: Xử lý khiếu nại.

Nghiệp vụ giải quyết khiếu nại chỉ xảy ra khi có sự khiếu lại từ phía khách
hàng.Thông thường , khi có các khiếu nại của khách hàng về hàng hóa thì nhà xuất
khẩu sẽ giải quyết theo tinh thần của hợp đồng.

2.2.QUY TRÌNH VÀ BỘ CHỨNG TỪ THỰC TẾ VỀ VẤN ĐỀ NHẬP KHẨU
HÀNG HÓA TRONG VẬN TẢI QUỐC TẾ BẰNG ĐƯỜNG BIỂN.
B1. Xin giấy phép (nếu có).
Nghiệp vụ xin giấy phép nhập khẩu cũng được thực hiên tương tự như trường
hợp xuất khẩu. Tuy nhiên, khi nhập khẩu hàng hóa thì các giấy phép nhập khẩu sẽ
được quản lý chặt chẽ hơn vì các quốc gia ngày nay đều phát triển nền kinh tế theo
hướng xuất khẩu. Việc quản lý chặt chẽ những hoạt động nhập khẩu vô hình dung
đã tạo nên những rào cản thương mại cả về mặt kinh tế và về mặt kỹ thuật.

 Về kinh tế: là những hàng rào về thuế quan đối với hàng hóa nhập khẩu.

Có 5 cách thanh toán tiền giữa bên mua và bên bán.
TH1:Thanh toán bằng tiền mặt, séc.
Nhà nhập khẩu phải thực hiện việc xác nhận thanh toán ngay sau khi ký hợp
đồng hay xin giấy phép nhập khẩu. Nhà nhập khẩu kiểm tra việc thanh toán trước
sau đó mới thực hiện hợp đồng.Rủi ro mà phương thức thanh toán này đem đến
đối với nhà nhập khẩu dù đó là một phần hay toàn phần.
Một số điều cần chú ý đối với nhà nhập khẩu khi thanh toan bằng tiền mặt hay séc:

 Xác định rõ nhân thân của cá nhân người nhận tiền.
 Chỉ thanh toán khi đảm bảo các giấy tờ hàng hóa theo yêu cầu.
 Tuân thủ nghiêm ngặt các thủ tục thanh toán tiền hàng xuất khẩu.
Vì vậy, nghiệp vụ xác nhận thanh toán theo phương thức thanh toán bằng tiền mặt
hay séc được thực hiện theo quy trình như sau:
 Bước 1: Yêu cầu xuất trình các giấy tờ nhân thân ( hộ chiếu, giấy giới thiệu).
 Bước 2: Xem xét kỹ các điều khoản của hợp đồng gốc hay các giấy tờ liên
quan đến hàng hóa lưu kho có sẵn.
 Bước 3: Lập phiếu chi, trình ký.
 Bước 4: Chuyển thủ quỹ chi tiền.

 Bước 1: Lấy mẫu lệnh chuyển tiền của ngân hàng nơi công ty mở tài khoản
ngoại tệ.
 Bước 2: Điền và ký phát lệnh chuyển tiền kèm theo bộ hồ sơ thanh toán, bao
gồm hợp đồng nhập khẩu, ủy nhiệm chi nếu mua ngoại tệ, đơn xin mua
ngoại tệ và hợp đồng mua ngoại tệ ( nếu có).
 Bước 3: Lấy xác nhận ngân hàng và thông báo cho khách hàng.
TH3:Thanh toán bằng điện chuyển tiền.
Phương thức này có mức phí thấp nhưng rủi ro cao => Cần phải xem xét kỹ
việc chấp nhận thanh toán trước như tiền đặt cọc, tiền hàng.
TH4:Thanh toán theo phương thức nhờ thu.
Phương thức này có lợi cho nhà nhập khẩu. phương thức này đòi hỏi nhà nhập
khẩu phải có uy tín, có tiềm lực tài chính mạnh và kết quả kinh doanh tốt.
Chú ý:
Khi thanh toán bằng phương thức nhờ thu đòi hỏi nhà nhập khẩu phải thanh
toán ngay mới được nhận chứng từ gốc nên việc trả chậm chỉ kéo dài trong khoảng
thời gian từ khi nhà xuất khẩu gửi hàng đến khi chứng từ gốc về đến ngân hàng.
TH5:Thanh toán bằng thư tín dụng.
Đây là phương thức thông dụng nhất vì đảm bảo quyền lợi cho các bên xuất
khẩu và nhập khẩu. Khi thanh toán bằng phương thức này, nhà nhập khẩu cần thực
hiện các nghiệp vụ sau:

 Bước 1: Lấy mẫu đơn xin mở thư tín dụng tại nơi mở tài khoản ngoại tệ
thanh toán.
 Bước 2: Ký phát đơn xin mở thư tín dụng kèm theo hợp đồng nhập khẩu.
Nếu không có ngoại tệ thì phải có ủy nhiệm chi từ tài khoản tiền nội tệ
sang ngoại tệ, đơn xin mua ngoại tệ và hợp đồng mua ngoại tệ với ngân
hàng.

Nghiệp vụ này thực chất là nhắc việc và yêu cầu báo cáo tiến độ thực hiện hợp
đồng của bên xuất khẩu. Những công việc này nên thực hiện đều đặn theo định kỳ
hợp lý sẽ tạo ấn tượng về sự quan tâm và có trách nhiệm của đối tác. Nên tránh
việc là trong khi theo dõi tiến độ nhưng cố thúc giục với tần suất cao tại những thời
điểm xảy ra những phát sinh trong quá trình thực hiện hợp đồng.
Bước 4: Thuê tàu ( nếu có).

Nghiệp vụ thuê tàu do bên nhập khẩu thực hiện, phần lớn là khi mua hàng theo
các điều kiện nhóm E,F. Nghiệp vụ thuê tàu cũng được thực hiện tương tự như khi
xuất khẩu tuy nhiên có một số lưu ý về phối hợp với nhà xuất khẩu như việc thông
báo tên tàu, số hiệu chuyến tàu, ngày dự kiến tàu vào nhận hàng, ngày dự kiến rời
cảng… để bên xuất khẩu gửi hàng.
Người nhập khẩu là người giao dịch với hãng tàu hay đại lý vận tải nhưng không
phải là người giao hàng nên phải có nghiệp vụ chỉ định hãng tàu cho người xuất
khẩu. Nghiệp vụ chỉ định tàu được thực hiện theo các bước sau:

 Bước 1: Lựa chọn và lập thông báo chỉ định tàu bao gồm tên tàu, số hiệu,
tên chuyến, lịch trình, quốc tịch, cùng đi, cùng đến, ngày dự kiến đi và đến.
Đặc biệt là tên người phụ trách và hãng hay đại lý vận tải kèm theo điện
thoại và fax liên hệ tại quốc gia bên xuất khẩu.
 Bước 2: Theo dõi và giám sát việc liên hệ giữa hãng tài, đại lý vận tải và nhà
xuất khẩu.
 Bước 3: Thanh toán cước phí trả trước hay trả sau theo yêu cầu và ủy quyền
cho bên xuất khẩu lấy vận đơn.
Bước 5: Mua bảo hiểm (nếu có).

 Bước 1: Tập hợp và tự kiểm tra các chứng từ gửi hàng do bên bán cung cấp.
 Bước 2: Gửi chứng từ cho ngân hàng, theo dõi chứng từ gốc gửi qua đường
ngân hàng, thúc giục kiểm tra và và đối chiếu chứng từ. Trong trường hợp
chứng từ ngân hàng về chậm có thể làm công văn xin chấp nhận sai sót
chứng từ.
 Bước 3: Thực hiện việc thanh toán hay chấp nhận thanh toán và lấy bộ
chứng từ đã ký hậu đi nhận hàng.
Chú ý:
Việc thực hiện nghiệp vụ này đòi hỏi phải nhanh chóng và kịp tiến độ,
vì hàng hóa nhập khẩu có thể đã về đến cảng dỡ hàng. Nếu kéo dài thời gian nhận
hàng vì lý do chưa ký hậu vận đơn sẽ làm tăng nhiều chi phí có liên quan. Vì vậy,

 Bước 1: Cập nhật thông tin về biểu thuế suất và mức thuế suất.
 Bước 2: Tự tra mã số hàng hóa và áp mức thuế suất cho hàng hóa.
 Bước 3: Kê khai đầy đủ các loại thuế hàng hóa nhập khẩu phải chịu theo quy
định của pháp luật như Luật thuế nhập khẩu, Luật thuế giá trị gia tăng, Luật
thuế tiêu thụ đặc biệt…
Bước 8: Nhận hàng.