[Download] Kỹ năng điều hành cuộc họp hiệu quả – Tải về File Word, PDF

Kỹ năng điều hành cuộc họp hiệu quả

Kỹ năng điều hành cuộc họp hiệu quả
Nội dung Text: Kỹ năng điều hành cuộc họp hiệu quả

Download


Chuẩn bị những thứ cần thiết cho cuộc họp Việc chuẩn trước cuộc họp tuy rất ngắn nhưng lại mang lại hiệu quả và tiết kiệm thời gian gấp nhiều lần.Trong khoảng thời gian này, bạn xác định mục đích, thời gian của cuộc họp, những công cụ hỗ trợ (máy chiếu,tài liệu…) và đặc biệt là xem xét lại thành phần tham dự họp. đầu giai đoạn kết thúc cuộc họp. Kết thúc cuộc họp, bạn thực hiện :

Bạn đang xem: [Download] Kỹ năng điều hành cuộc họp hiệu quả – Tải về File Word, PDF

*Ghi chú: Có 2 link để tải tài liệu, Nếu Link này không download được, các bạn kéo xuống dưới cùng, dùng link 2 để tải tài liệu về máy nhé!
Download tài liệu Kỹ năng điều hành cuộc họp hiệu quả File Word, PDF về máy

Kỹ năng điều hành cuộc họp hiệu quả

Mô tả tài liệu

Nội dung Text: Kỹ năng điều hành cuộc họp hiệu quả

  1. Kỹ năng điều hành cuộc họp hiệu quả
    Chuẩn bị những thứ cần thiết cho cuộc họp
    Việc chuẩn trước cuộc họp tuy rất ngắn nhưng lại mang lại hiệu quả và tiết
    kiệm thời gian gấp nhiều lần.Trong khoảng thời gian này, bạn xác định
    mục đích, thời gian của cuộc họp, những công cụ hỗ trợ (máy chiếu,tài
    liệu…) và đặc biệt là xem xét lại thành phần tham dự họp.
    Có mục đích rõ ràng và nghiêm khắc về thời gian
    Một trong những nhiệm vụ quan trọng nhất để có thể họp hành hiệu quả
    chính là xác định mục đích của cuộc họp. Mục đích cuộc họp này phải
    được viết ra giấy và được nêu ra ngay khi bắt đầu cuộc họp. Việc xác
    địnhcuộc họp giúp bạn xác định được trọng tâm, không lạc đề và có thể
    điều chỉnh các thành viên dự họp nếu có ai đó muốn câu hoặc kéo thời
    gian mà chuyển đề tài sang chuyện khác.
    Bắt đầu cuộc họp bạn cần nêu các nội dung:
     Mục đích cuộc họp
     Thành phần tham dự
     Thời gian buổi họp
     Các nội dung chi tiết
    Tại các doanh nghiệp Việt Nam, tôi thấy tình trạng chờ đợi họp xảy ra phổ
    biến. Là người quản lý, bạn hãy bắtđầu đúng giờ, và từ chối nêu lại những
    nội dung đã trình bày khi có người khác đến trễ. Việc này có thể gâysốc
    cho nhiều người, nhưng nếu buổi họp thật sự quan trọng với họ thì lần sau
    chắc chắn họ sẽ cân nhắcviệc đến đúng giờ. Bạn cũng có thể chốt cửa
    sau khoảng 5 phút để bắt đầu cuộc họp. Những người vào trễkhông có lý
    do sẽ không được tham dự.
    Nhiều người sẽ nghĩ nếu tiến hành như vậy, những người quan trọng sẽ
    làm hỏng cuộc họp nếu họ khôngtham dự thì sao? hãy can đảm tiến hành
    và nên có biên bản họp. Biên bản họp nên là ý kiến của tập thể, nếu”người
  2. quan trọng” không đồng ý kết quả cuộc họp, hãy dùng biên bản họp làm
    bằng chứng. Bạn cũng có thểtổ chức lại cuộc họp với “người quan trọng”,
    nhưng động thái cứng rắn của bạn sẽ khiến cho “người quantrọng” lần
    họp sau với bạn sẽ khó mà đi trễ được.
    Thể hiện vai trò của người điều hành một cách hiệu quả
    Người điều hành chính là người chịu trách nhiệm về nội dung và kết quả
    của cuộc họp. Trước hết bạn phải tuân thủ chính xác về thời gian. Bạn
    cũng phải giám sát quá trình tranh luận chặt chẽ và khéo léo điều khiển để
    tránh nảy sinh mâu thuẫn và cãi lộn. Cần quan sát các thành viên và ghi
    nhớ thái độ, ý kiến của họ trong cuộc họp. Nếu có thể bạn hãy tạo điều
    kiện cho các thành viên có cơ hội được chào hỏi xã giao trước cuộc họp,
    điều này sẽ phần nào giúp hạn chế tranh cãi gay gắt hay gây gổ trong
    cuộc họp căng thẳng.
    Khuyến khích mọi người thảo luận và ra quyết định
    Có nhiều cuộc họp đặc biệt ở các công ty nhà nước thường theo kiểu sếp
    nói nhân viên nghe mà không có sựtrao đổi hai chiều. Điều này rất nguy
    hiểm, vì nó vừa mất thời gian vừa không hiệu quả. Nếu theo kiểu mộtchiều
    như vậy, tốt nhất là phát tài liệu để ở nhà đọc.
    Bản chất của các cuộc họp là thảo luận và tìm ra vấn đề để gia tăng năng
    lực quyết định hoặc định hướng, dođó, việc để mọi người nêu ý kiến của
    mình sẽ giúp cuộc họp hiệu quả hơn. Để khuyến khích mọi người
    thảoluận, bạn cần thực hiện:
    Nêu rõ điểm cần thảo luận (nêu rõ đề bài)
    Mời mọi người cho ý kiến với sự dẫn dắt của bạn. Bạn cũng có thể chỉ
    định nếu thấy có ai đó rụt rè trongđám đông và bạn muốn nghe ý kiến của
    họ.
    Ghi nhận lại và đặt lại câu hỏi để xác định ý kiến của ai đó là đúng như
    vậy.
    Để mọi người cho ý kiến về điều mà thành viên trong cuộc họp nêu ra
  3. trong trường hợp bạn cho rằng ý kiếncủa họ là hợp lý nhưng bạn chưa đủ
    thông tin để ra quyết định.
    Ra quyết định để gút lại vấn đề. Khi bạn đã có các ý kiến, bạn cần thể
    hiện năng lực lãnh đạo và ra quyếtđịnh. Các quyết định phải được ghi vào
    biên bản cuộc họp.
    Kết thúc cuộc họp
    Đến giai đoạn này, bạn đã có đủ thông tin, bạn bắt đầu giai đoạn kết thúc
    cuộc họp. Kết thúc cuộc họp, bạn thực hiện :
     Xác định lại những vấn đề đã xem xét
     Nêu lại những quyết định trong buổi họp
     Không quên hỏi thư ký đã ghi nhận đấy đủ hay chưa.
     Kết thúc cuộc họp và cảm ơn
    Sau buổi họp
    Hãy chuyển biên bản họp cho các thành viên họp và những người liên
    quan. Ghi nhận lại những kế hoạch hoặc quan điểm đã thống nhất làm cơ
    sở để thực hiện.
    Có một đánh giá khá vui trong giới công sở là họ hay nói “sau mỗi buổi
    họp lại phát sinh nhiều buổi họp vàsau những buổi họp tiếp theo lại phát
    sinh những vấn đề tiếp theo”, theo tôi điều này sẽ đúng nếu bạn
    khôngtuân thủ nguyên tắc họp hành. Hãy xem cuộc họp là công cụ điều
    hành, đừng biến nó thành cỗ máy nuốt thờigian của nhân viên.

Download tài liệu Kỹ năng điều hành cuộc họp hiệu quả File Word, PDF về máy