[Download] Bài giảng Quản lý dự án phần mềm: Chương 9 – Nguyễn Việt Cường – Tải về File Docx, PDF

Bài giảng Quản lý dự án phần mềm: Chương 9 – Nguyễn Việt Cường

Bài giảng Quản lý dự án phần mềm: Chương 9 – Nguyễn Việt Cường
Nội dung Text: Bài giảng Quản lý dự án phần mềm: Chương 9 – Nguyễn Việt Cường

Download


Bài giảng “Quản lý dự án phần mềm – Chương 9: Quản lý truyền thông dự án” cung cấp cho người học các kiến thức: Tầm quan trọng của Truyền thông tốt, qui trình quản lý truyền thông, cải tiến truyền thông, phát triển hạ tầng truyền thông,… Mời các bạn cùng tham khảo.

Bạn đang xem: [Download] Bài giảng Quản lý dự án phần mềm: Chương 9 – Nguyễn Việt Cường – Tải về File Docx, PDF

*Ghi chú: Có 2 link để tải tài liệu, Nếu Link này không download được, các bạn kéo xuống dưới cùng, dùng link 2 để tải tài liệu về máy nhé!
Download tài liệu Bài giảng Quản lý dự án phần mềm: Chương 9 – Nguyễn Việt Cường File Docx, PDF về máy

Bài giảng Quản lý dự án phần mềm: Chương 9 – Nguyễn Việt Cường

Mô tả tài liệu

Nội dung Text: Bài giảng Quản lý dự án phần mềm: Chương 9 – Nguyễn Việt Cường

08/09/2012<br />
<br />
TRƯỜNG ĐẠI HỌC CÔNG NGHIỆP TP. HỒ CHÍ MINH<br />
<br />
Quản lý giao tiếp trong dự án<br />
<br />
KHOA CÔNG NGHỆ<br />
<br />
QUẢN LÝ DỰ ÁN PHẦN MỀM<br />
<br />
CHƯƠNG 9:<br />
QUẢN LÝ TRUYỀN THÔNG DỰ ÁN<br />
<br />
1<br />
<br />
2<br />
<br />
9.1 Tầm Quan trọng của Truyền thông tốt<br />
<br />
Mục tiêu của bài học<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
Mô tả cách sử dụng phần mềm để hỗ trợ quản<br />
lý truyền thông<br />
<br />
Các nghiên cứu cho thấy nhà chuyên môn CNTT<br />
phải có khả năng truyền thông hiệu quả để có thể<br />
thăng tiến trong nghề nghiệp<br />
Kỹ năng nói là yếu tố chủ yếu để thăng tiến nghề<br />
nghiệp đối với các nhà chuyên môn CNTT<br />
<br />
Cung cấp một số phương pháp cải tiến truyền<br />
thông<br />
<br />
<br />
<br />
Các nhà chuyên môn về CNTT không phải là người<br />
truyền thông tốt<br />
<br />
<br />
<br />
Hiểu được qui trình Quản lý truyền thông<br />
<br />
Nỗi sợ hãi lớn nhất đối với dự án là thất bại (kém)<br />
truyền thông.<br />
<br />
<br />
<br />
Hiểu được tầm quan trọng của truyền thông tốt<br />
khi làm việc với dự án và mô tả các thành phần<br />
chính của một kế hoạch quản lý giao tiếp<br />
<br />
3<br />
<br />
9.2 Qui trình Quản lý Truyền thông<br />
 Các<br />
<br />
4<br />
<br />
9.2 Qui trình Quản lý Truyền thông<br />
Project Communications Management Summary<br />
<br />
quá trình bao gồm:<br />
<br />
Lập kế hoạch truyền thông: xác định thông tin<br />
<br />
và nhu cầu giao tiếp của các bên liên quan.<br />
Phân phối thông tin: có thể dùng thông tin cần<br />
<br />
thiết đúng lúc.<br />
Báo cáo hiệu suất: thu thập và phổ biến thông<br />
<br />
tin về hiệu suất<br />
Kết thúc hành chính: tạo, thu thập, và thông tin<br />
<br />
để hợp thức hóa kết thúc dự án / giai đoạn<br />
<br />
5<br />
<br />
6<br />
<br />
1<br />
<br />
08/09/2012<br />
<br />
a. Lập kế hoạch (tt)<br />
<br />
a. Lập kế hoạch<br />
<br />
<br />
Mỗi dự án cần có kế hoạch quản lý truyền thông, là tài<br />
liệu hướng dẫn truyền thông trong dự án. Phân tích các<br />
bên liên quan trong truyền thông dự án cũng như hỗ trợ<br />
qui trình lập kế hoạch truyền thông.<br />
<br />
<br />
<br />
Nội dung của kế hoạch quản lý Truyền thông:<br />
<br />
Sample Stakeholder Analysis for Project Communications<br />
<br />
 Mô tả việc thu thập các loại thông tin khác nhau<br />
 Cấu trúc phân phối mô tả thông tin đến với ai, khi nào và bằng<br />
<br />
cách nào<br />
 Định dạng thông tin để truyền thông.<br />
 Lịch biểu tạo thông tin<br />
 Các phương pháp truy cập để nhận thông tin<br />
 Phương pháp cập nhật kế hoạch quản lý truyền thông theo tiến độ<br />
<br />
của dự án<br />
 Phân tích truyền thông với các bên liên quan<br />
7<br />
<br />
8<br />
<br />
b. Phân phối thông tin<br />
<br />
Phân phối thông tin một cách<br />
hiệu quả và kịp thời<br />
<br />
cấp thông tin cho đúng người vào<br />
đúng thời điểm và đúng định dạng cũng<br />
quan trọng như tạo thông tin<br />
<br />
Phân phối thông tin một cách hiệu quả và kịp<br />
thời (Distributing Information in an<br />
Effective and Timely Manner)<br />
<br />
 Cung<br />
<br />
<br />
<br />
Đừng che dấu thông tin quan trọng<br />
<br />
Dùng công nghệ để cải tiến phân bố thông tin<br />
<br />
<br />
<br />
Đừng lo sợ về một báo cáo thông tin xấu<br />
<br />
Các phương pháp hình thức và không hình<br />
<br />
<br />
<br />
Thông qua truyền thông trong những cuộc họp và<br />
các cuộc đàm phán chính thức thì những thông tin<br />
quan trọng và xấu sẽ được phơi bày<br />
<br />
 Các<br />
<br />
yếu tố quan trọng cần xét:<br />
<br />
thức để phân bố thông tin hóa kết thúc dự án /<br />
giai đoạn<br />
<br />
9<br />
<br />
Importance of Face-to-Face Communication<br />
<br />
10<br />
<br />
Importance of Face-to-Face Communication<br />
<br />
Tầm quan trọng của truyền thông mặt đối mặt<br />
(Importance of Face-to-Face Communication)<br />
<br />
<br />
<br />
Hãy chú ý nhiều hơn những từ thực tế của một<br />
người nói<br />
<br />
 Nghiên<br />
<br />
<br />
<br />
Ngữ điệu của giọng nói và ngôn ngữ cơ thể của<br />
một người nói nhiều hơn những gì mà anh ta hoặc<br />
cô ta nói<br />
<br />
cứu về tương tác mặt đối mặt nói<br />
<br />
rằng:<br />
58% của truyền thông là thông qua ngôn ngữ<br />
<br />
cơ thể<br />
35% của truyền thông là thông qua những lời<br />
<br />
nói như thế nào<br />
7% của truyền thông là thông qua các nội dung<br />
<br />
hoặc các từ được nói<br />
11<br />
<br />
12<br />
<br />
2<br />
<br />
08/09/2012<br />
<br />
Media Choice Table<br />
<br />
Encouraging More Face-to-Face Interactions<br />
 Khuyến<br />
<br />
khích nhiều tương tác mặt đối mặt<br />
(Encouraging More Face-to-Face<br />
Interactions)<br />
 Thường xuyên tổ chức các cuộc họp “ngắn” sẽ rất hiệu<br />
<br />
quả trong các dự án CNTT<br />
 Tổ chức những cuộc hộp giữa mọi người để chỉ ra rằng<br />
<br />
cái họ thật sự cần thiết về vấn đề truyền thông là gì<br />
 Một số công ty có chính sách ngăn chặn việc sử dụng<br />
<br />
e-mail giữa những giờ nhất định hoặc thậm chí toàn bộ<br />
ngày trong tuần<br />
<br />
13<br />
<br />
14<br />
<br />
Example<br />
<br />
Determining the Number of Communications Channels<br />
<br />
<br />
Determining the Number of Communications Channels<br />
(xác định số kênh truyền thông)<br />
<br />
<br />
<br />
The Impact of the Number of People on<br />
Communications<br />
<br />
 Khi số lượng người tham gia tăng, sự phức tạp của thông tin liên<br />
<br />
lạc tăng lên bởi vì thông tin liên lạc nhiều kênh, nhiều đường mà<br />
qua đó mọi người có thể giao tiếp<br />
 Number of communications channels = n(n-1)/2, where n is the<br />
number of people involved<br />
<br />
15<br />
<br />
16<br />
<br />
c. Báo cáo hiệu suất<br />
<br />
<br />
d. Kết thúc hành chính<br />
<br />
Báo cáo hiệu suất giúp các bên tham gia biết<br />
thông tin về sử dụng tài nguyên để đạt các mục<br />
tiêu của dự án<br />
<br />
 Dự<br />
<br />
án đòi hỏi phải có giai đoạn kết thúc<br />
<br />
 Kết<br />
<br />
thúc hành chính (Administrative<br />
closure) tạo ra:<br />
<br />
 Báo cáo tình trạng mô tả dự án đang ở giai đoạn nào<br />
<br />
Tài liệu lưu trữ về dự án<br />
<br />
 Báo cáo tiến độ mô tả nhóm dự án đã đạt những gì<br />
<br />
trong một khoảng thời gian.<br />
<br />
Chấp nhận chính thức<br />
<br />
 Dự báo dự án: tiên đoán trạng thái tương lai của dự án<br />
<br />
Các bài học rút ra<br />
<br />
dựa trên thông tin quá khứ và xu hướng phát triển<br />
 Các buổi họp đánh giá tình trạng thường có báo cáo<br />
<br />
hiệu suất<br />
<br />
17<br />
<br />
18<br />
<br />
3<br />
<br />
08/09/2012<br />
<br />
9.3 Cải tiến truyền thông<br />
<br />
Expectations Management Matrix<br />
<br />
<br />
Expectations Management Matrix (Kỳ vọng Quản lý<br />
Matrix)<br />
<br />
 Tìm<br />
<br />
hiểu các nội dung sau<br />
<br />
Quản lý xung đột hiệu quả<br />
Phát triển kỹ năng truyền thông tốt hơn<br />
Họp hiệu quả hơn<br />
Dùng email hiệu quả<br />
Dùng các mẫu trong truyền thông dự án<br />
<br />
20<br />
<br />
19<br />
<br />
a. Quản lý xung đột hiệu quả<br />
<br />
<br />
công ty thường không chú ý đến<br />
tầm quan trọng của phát triển kỹ năng<br />
nói, viết, và nghe.<br />
 Khi công ty ngày càng mang tính toàn<br />
cầu, họ ý thức rằng cần phải đầu tư để<br />
cải tiến truyền thông với những người<br />
có ngôn ngữ và văn hóa khác nhau.<br />
 Để cải tiến truyền thông cần có sự lãnh<br />
đạo<br />
 Các<br />
<br />
Giải quyết vấn đề: trực tiếp đối mặt với xung đột; Xung<br />
đột có thể là tốt hoặc xấu.<br />
<br />
<br />
<br />
b. Phát triển kỹ năng truyền thông tốt hơn<br />
<br />
Nghiên cứu của Karen Jehn cho rằng xung đột liên quan<br />
đến công việc thường cải tiến hiệu suất làm việc của<br />
nhóm, nhưng xung đột về tình cảm thường làm giảm<br />
hiệu suất làm việc. Sau đây là một số phương thức giải<br />
quyết xung đột:<br />
 Thỏa hiệp: dùng tiếp cận cho và nhận.<br />
 Làm trơn (Smoothing): nhấn mạnh những điểm đồng tình<br />
<br />
và bỏ qua những khác biệt.<br />
 Áp đặt (Forcing): dùng tiếp cận thắng-thua.<br />
 Rút lui: rút lui do không đồng tình.<br />
21<br />
<br />
22<br />
<br />
c. Họp hiệu quả hơn<br />
<br />
d. Dùng email hiệu quả<br />
<br />
định có nên tránh được buổi họp nào<br />
không<br />
 Xác định mục đích và kết quả đạt được của<br />
buổi họp<br />
 Xác định những người tham gia cuộc họp<br />
 Cung cấp chương trình họp cho người tham<br />
gia trước buổi họp<br />
 Chuẩn bị tài liệu và các hỗ trợ trực quan<br />
 Tiến hành cuộc họp một cách chuyên nghiệp<br />
 Xây dựng quan hệ<br />
 Xác<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
23<br />
<br />
Bảo đảm email là phương tiện truyền thông hiệu quả<br />
Bảo đảm gởi e-mail đến đúng người<br />
Giới hạn nội dung cho một chủ đề chính, càng rõ ràng<br />
và súc tích càng tốt<br />
Giới hạn số lượng và kích thước các tập tin đính kèm<br />
Xóa các email không cần thiết, và không đọc email nếu<br />
lo ngại có vấn đề<br />
Bảo đảm luôn cập nhật phần mềm chống virút (virus)<br />
Trả lời nhanh các email<br />
Học cách sử dụng các tính năng hữu ích<br />
<br />
24<br />
<br />
4<br />
<br />
08/09/2012<br />
<br />
e. Dùng các mẫu trong truyền thông dự án (tt)<br />
<br />
e. Dùng các mẫu trong truyền thông dự án<br />
<br />
<br />
Nhiều người sợ người khác yêu cầu giúp đỡ<br />
<br />
<br />
<br />
Cung cấp các ví dụ và các mẫu truyền thông để<br />
tiết kiệm thời gian và tiền bạc<br />
<br />
<br />
<br />
Các công ty có thể phát triển mẫu truyền thông<br />
riêng của họ, dùng của các công ty bên ngoài,<br />
hoặc dùng các mẫu trong sách giáo khoa<br />
<br />
<br />
<br />
Nghiên cứu cho thấy rằng các công ty giỏi về<br />
quản trị dự án dùng các mẫu truyền thông rất hiệu<br />
quả<br />
<br />
Bảng: Báo cáo tiến độ hàng tháng<br />
<br />
25<br />
<br />
e. Dùng các mẫu trong truyền thông dự án (tt)<br />
<br />
26<br />
<br />
e. Dùng các mẫu trong truyền thông dự án (tt)<br />
<br />
Bảng: Phát thảo báo cáo cuối cùng về DA<br />
<br />
Bảng: Các tài liệu cuối cùng về DA<br />
<br />
27<br />
<br />
28<br />
<br />
9.4 Phát triển hạ tầng truyền thông<br />
<br />
e. Dùng các mẫu trong truyền thông dự án (tt)<br />
Bảng: Báo cáo về các bài học kinh nghiệm<br />
<br />
<br />
<br />
Hạ tầng truyền thông là tập các công cụ, kỹ thuật, và các<br />
nguyên lý cung cấp nền tảng để truyền đạt thông tin hiệu<br />
quả:<br />
 Các công cụ gồm e-mail, phần mềm quản lý dự án, phần mềm làm<br />
<br />
việc theo nhóm, máy fax, điện thoại, hệ hội nghị từ xa<br />
(teleconferencing), hệ quản lý tài liệu, và các phần mềm soạn thảo<br />
văn bản<br />
 Các kỹ thuật gồm hướng dẫn và các mẫu báo cáo, các luật và thủ<br />
tục hội họp, qui trình quyết định, các tiếp cận giải quyết vấn đề,<br />
giải quyết xung đột và kỹ thuật đàm phán<br />
 Các nguyên lý về đối thoại mở<br />
<br />
29<br />
<br />
30<br />
<br />
5<br />
<br />

Download tài liệu Bài giảng Quản lý dự án phần mềm: Chương 9 – Nguyễn Việt Cường File Docx, PDF về máy